合同管理办法集合10篇

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合同是民事主体之间建立、变更和终止民事法律关系的协议。 以下是为大家整理的关于合同管理办法的文章10篇 ,欢迎品鉴!

合同管理办法篇1

  第一章

   总则

   第一条

   为规范公司(以下简称“公司”)的合同管理,防范与控制合同风险,有效维护公司的合法权益,根据《合同法》、财政部《企业内部控制基本规范》等相关法律、法规,结合公司实际,特制定本管理办法。

   第二条

   本办法适用于以单位名义对外发生经济活动签订的经济合同。公司、分公司、全资及控股子公司据此制定制度并通过内部决策程序审批后执行;参股公司参照执行。

   第三条

   相关定义

   1.合同:指公司、所属各分公司对外签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的各类合同、协议等,包括购销合同、建设工程承包合同、代理招标合同、借款合同、租赁合同、运输合同、资产转让合同、财产保险合同、服务合同、劳务合同等。

   包括:经济合同有工程、采购、销售、维修、劳务、租赁、保险等。订立经济合同,必须遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

   2.合同管理:指合同的谈判、审查、签约、履行、变更、解除、纠纷处理以及合同文本的建档、保存和监督、检查、考核等全过程。

   第五条

   公司合同管理实行承办人制度、审查制度和备案制度;采用统一授权、分级管理、分工负责相结合,的工作机制。各级管理部门应依本办法的规定规范合同订立、履行、变更和终止及合同纠纷处理的全过程。

   第六条

   公司各部门及合同承办人员,管理人员在合同管理工作中应遵循下列原则:

   1.依法签订合同,保证所签合同的合法性;

   2.切实履行合同,保证公司合同权益的切实实现;

   3.有效监控合同,保证公司利益不因合同的失控而受到损害;

   4.及时处理合同纠纷,有效地维护公司的合法权益;

   5.注重合同资料管理,保证合同资料的完整性。

   第七条

   合同均应采用书面形式,有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。

   第八条

   国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。

   第九条

   任何部门和个人不得以任何方式泄露在合同管理过程中知悉的技术秘密和商业秘密。

   第十条

   所有合同的拟定均需在授权范围内进行。

   第二章

   管理职责

   第十一条

   属于公司董事会决策事项范畴的合同,应当履行相应的决策程序。公司总经理、副总经理确定职责和分工负责其职责范围内的合同事务管理。

   第十二条

   综合事务部是公司合同事务的归口管理部门,其主要职责为:

   1.对各部门提交的各类合同的审批签署过程、程序合规性进行审查;

   2.统一保管并按规定的程序出具授权委托书、法定代表人身份证明书;

   3.负责合同登记、流转、盖章、编号、归档与查询;

   4.协助督促合同履行。

   第十三条

   综合事务部是公司合同事务的法律审查部门,主要职责为:

   1.制定、修改和完善公司合同管理的基本规章制度;

   2.对合同向公司法律顾问提出法律审核需求、法律顾问针对合同法律条款提供专业咨询服务及意见;

   3.协助合同纠纷的处理。

   第十四条

   公司合同应当经公司法律顾问审查后再对外签署。

   第十五条

   计划财务部负责对合同涉及的财税事项提供意见,负责根据合同条款审核并执行资金的收支等结算业务,并对合同应收款回收到帐进行监督。

   第十六条

   审计委员会依其职责对合同订立、履行、变更、解除全过程进行定期或不定期审计。

   第十七条

   合同承办部门负责合同立项、谈判、起草、履行等事务。负责合同文本的质量,内容的完整,合同要素的完备并负责合同的履行。承办部门负责人是合同的第一负责人;承办部门根据合同项目需要指定的合同经办人为合同承办人。

   第十八条

   合同的订立和履行涉及多个部门,需由所涉部门会签时,各部门应根据各自的职责分工,对与自己部门职责相关的事项出具审核意见。

   相关文件和记录:附件1:《合同事务工作流程图》

   第三章

   合同的主体、形式及内容

   第十九条

   合同的主体

   1.对外签订经济合同,除公司法定代表人外,必须是法定代表人的受委托人。受委托人必须对公司负责,对本职工作负责,在授权范围内行使签约权。无权代理和超越代理权限的人均无对外签约权。

   2.订立合同前,应当就对方当事人的法人资格、经营范围、资信情况及履约能力,以及经办人是否具有相应权限(包括是否为对方职员或是否有明确的授权委托书等)进行调查,不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同,也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的合同。

   第二十条

   合同的形式

   1.订立合同,除即时结清(银货两讫)的简单小额经济事务外,应当采用书面形式。合同格式应当优先参照选用国家或行业的示范文本,或者选用公司法律顾问审定的标准合同文本,对于非标准合同条款必须经过法律顾问的审核,否则不能签订。当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、图表等是合同的组成部分。

   2.合同语言应严谨、简练、准确。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及的数字、日期,必须明确是否包含本数。除特殊情况外,合同文本应当正式打印或印刷制成。

   3.合同内容应做到合法可行,主要条款齐备,权利义务明确,双方责任分明,文字表达准确。

   第二十一条

   合同的内容

   1.合同当事人的名称或者姓名和住所地:合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称或者姓名、住所应保持一致。

   2.合同标的:合同标的应具有唯一性、准确性,买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

   3.数量:合同应采用国家标准的计量单位,一般应约定标的物数量,常年合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电报、传真、送货单、发票等)。

   4.质量,包括检测标准或方式:有国家标准、部门行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。

   5.价款或报酬,包括结算、支付方式:价款或报酬应在合同中明确,采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

   6.履行期限、地点和方式,包括供贷或付款方式和期限:

   履行期限:是指实现权利义务的具体时间界限,如按日、按旬、按月、按季分期交付等。

   履行地点:是指合同一方当事人履行义务,另一方当事人接受履行的地点。它必须明确具体,并且要避免重名而导致履行上的差错。

   履行方式:是指经济合同当事人履行义务的具体方法,它包括标的的交付方式和价金的结算方式。

   7.包装:供销类合同的货物包装应确定规格或标准。

   8.违约责任:违约责任是指由于合同当事人一方或双方的过错,不履行或不完全履行合同时,根据法律和合同的约定应承担的法律责任。对于违约责任,法律、法规有规定的按照法律、法规的规定执行;法律、法规没有规定的由当事人双方协商确定。

   9.解决争议的方式:双方可预先或在发生争议协商不成时约定由仲裁机构仲裁;在约定哪个法院解决争议时,在不违背案件专属管辖或国际惯例情况下,应尽可能约定由我方所在地法院解决。我方合同地位有利时一般可直接约定在我方所在地法院起诉。在合同地位相对不利时,可通过约定合同履行地或约定“向原告所在地法院起诉”等隐蔽性语言。

   10.对方为初次交易伙伴或资信有疑问的,则应有相应的担保条款。

   第四章

   合同订立与审批

   第二十二条

   与外单位达成经济往来意向,经协商一致,应订立经济合同。

   第二十三条

   经济合同必须具备标的(指货物、资产、劳务、工程项目等)数量和质量,价款或者酬金,履行的期限、地点和方式,违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。

   第二十四条

   承办部门在合同签署前,应当确认合同所依托项目的立项理由和依据、项目的必要性和可行性、资金来源及框算额度、是否为专项资金,潜在的合作方及其资质、资信、履行能力情况等,无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。

   第二十五条

   符合以下情况之一的,应当以书面形式订立经济合同:

   1.单笔业务金额达伍仟元的;

   2.有保证、抵押或定金等担保的;

   3.我方先予以履行义务的;

   4.对方单位为外地单位的;

   5.养护工程业务;

   6.涉及固定资产租赁业务;

   7.其他应当订立合同的情况。

   第二十六条

   确认合同涉及相关事由后,承办部门应与各潜在合作方进行意向性接触,展开合作条件或价格方面的咨询,确定合作主要条件及运作方式。承办部门在选择合作方时应对对方是否为关联方进行审查,如拟选定的合作方为关联方,应及时告知董事会按照监管部门的有关规定进行审批或披露。

   第二十七条

   依法需通过招标选择合作方的,根据国家招投标的有关规定及公司相关审批程序执行。

   第二十八条

   选定合作方后,与合作方的洽商、谈判、拟定合同文本工作按下列方式进行:

   1.一般合同由承办部门与合作方谈判并协商一致后拟定,对方无标准合同时,应根据公司标准合同和对方要求草拟合同文本;

   2.重大合同可由承办部门牵头组成谈判小组进行谈判,谈判小组包括但不限于财务、专业技术、法律及与合同内容相关的其他部门的人员,必要时可聘请外部专家参与并指定专人进行记录;

   3.涉及重大财税处理事项的合同谈判,必须有财务部门人员参加。重大合同的内容涉及境内外法律或涉及多领域,专业性强法律程序复杂时,应有两个或两个以上的专业律师参与谈判和合同文本的草拟。

   第二十九条

   除即时清结的外,合同一律采取书面形式,包括合同书、补充协议、公文信件、数据电文等。因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面合同的应当在2个工作日内履行相关补签手续。

   第三十条

   合同应当严格履行审批程序。承办部门应填写《流转单》并附合同文本及有关部门的审核意见,上报审批。《流转单》应写明合同名称,合作方名称,合同主要内容,推荐单位,起草单位,经办人等事项,主要内容项下应注明合同标的金额,事项等内容。

   第三十一条

   流程中各审核意见签署于《流转单》,流转完成后,《流转单》作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。

   第三十二条

   每一合同文本必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号,如不能一一注明,须在合同上特别声明。

   第三十三条

   合同文本拟定后,应提交给综合事务部和公司法律顾问进行法律审核;合同事项涉及其他部门的,还应提交相关部门进行业务审核。

   第三十四条

   公司合同由法定代表人或授权代表签署。需由董事会审议批准的合同,经董事会审议批准后签署。

   第三十五条

   合同文本拟定完毕,需凭《流转单》按规定的流程经各业务部门、计划财务部等职能部门负责人和综合事务部负责人审核并签署相关意见后加盖公章或合同专用章方能生效。

   第三十六条

   对外订立的经济合同,严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章,严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章;如有例外需要,须单位负责人特批。

   第三十七条

   合同盖章生效后,交由综合事务部按单位确定的规范对合同进行编号并登记,同时做好合同目录化管理。

   第三十八条

   常年合同或以往合同续签时,若合同条款无大的变动,可不经立项由承办部门对合同对履行情况、合作方履行能力进行评估,形成评估报告与《流转单》及合同文本一同报批。

   相关文件和记录:

   附件2:《合同谈判记录表》

   附件3:《合同签批表》

   附件4:《合同用章登记簿》第五章

   备案管理

   第三十九条

   合同文本已由合作方先行签署时,公司签字盖章后,由综合事务部对该合同进行编号,与《流转单》一同归档,并报计划财务部备案一份。合同事项涉及其他部门的,还应就所涉事项向其他部门备案。

   第四十条

   合作方尚未签署而公司审批签署程序已履行完毕的合同,综合事务部将《流转单》合同文本退回承办部门,由承办部门交合作方签署,合作方签署后交回综合事务部编号存档。承办部门应督促合作方尽快签署并负责将合同交回综合事务部。

   第四十一条

   已成立的合同,至少应留有叁份原始文本以供综合事务部、业务承办部门和计划财务部留存,其他与合同项目涉及的部门可使用文本的复印件。

   第四十二条

   除综合事务部归档的合同资料和财务部门备案的合同文本原件外,承办部门应指定专人妥善保管与合同立项、谈判、起草、履行、变更和解除有关的各种资料。

   第六章

   合同的借用

   第四十三条

   借用流程

   1.借用人填写借用审批单;

   2.合同借用人签字;

   3.合同借用部门首责人签字

   ;4.综合事务部负责人签字

   ;

   5.凭表到综合事务部借用;

   第四十四条

   如借用人为合同承办部门人员时,可直接填写工作联系单到综合事务部签字后,可直接到综合事务部借用。

   第四十五条

   合同盘点:每半年一次,先由合同承办部门、综合事务部、计划财务部各自整理台账及其资料,再由综合事务部牵头召开总结讨论会,内容为半年内合同的起草、定式、合同履行、合同档案等合同管理问题,目的在于及时总结经验教训,对于同类型合同,可尽早定式,对于个性合同,可寻找风险防范的方法,以及发现合同在签订、履行等过程中的问题。

   相关文件和记录:附件5:《合同分发登记表》

   第七章

   合同的履行

   第四十六条

   合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料,对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度,以保证合同的完整性。

   第四十七条

   合同需依本办法规定的程序签署盖章,合作方亦已签署盖章,且合同约定的履行条件成就时,附生效条件的合同在其生效条件成就时,方可实际履行,否则不得实际履行。

   第四十八条

   承办人应按合同的约定组织合同的履行,承担通知义务,办理履行有关的相关事项,对公司的履行情况及时作好记录并取得合作方的确认。业务承办部门、综合事务部和计划财务部应根据合同编号编制《合同管理台账》,分别按业务进展情况和收付款情况进行记录。

   第四十九条

   在合同履行过程中,承办人、承办部门负责人或其他相关人员:

   1.发现并有确切证据证明合作方有

   (1)经营状况严重恶化;

   (2)转移资产,抽逃资金,以逃避债务;

   (3)丧失商业信誉;

   (4)履约时间超出约定期限致使合同无法履行;

   (5)拒绝履行;

   (6)有丧失或者可能丧失履约能力的其他情形等情形之一的,应立即书面上报主管部门及分管副总,并及时采取合法有效措施以防止危害的发生或扩大。

   2.在合作方因兼并、分立、改制或其他重大事项发生变动时,应及时对账,确认合同效力及双方债权债务。

   3.在合作方有其他违约行为致公司损害或可能致公司受到损害时,应及时采取措施防止损害的发生和扩大。

   第五十条

   公司预算管理体系下的合同履行部分,合同承办部门应做好合同履行过程的管理,每月梳理合同的履行状态,且应严格按照合同约定期限做好下月收入预测,对在履行过程中不能按期实现的收入,应在每月召开的预算执行分析会上说明原因,由相关部门协调解决。计划财务部在其中也应做好关于合同履行部分的预算管理过程管控,且应主导召开每月的预算执行分析会。

   第五十一条

   计划财务部依据相关财务工作规章制度及合同,履行收付款工作,对于未按正常程序签订的合同或在履行合同过程中与合同条款有非正常歧义的情况,计划财务部有权拒绝办理。

   第五十二条

   计划财务部根据相关财务工作规章制度及合同条款审核执行结算业务,凡未按合同条款履行或验收未通过的相关业务,计划财务部应当拒绝付款。

   相关文件和记录:

   附件6:《合同履行流程图》

   附件7:《合同管理台账》第八章

   合同交底

   第五十三条

   合同交底适用于公司业务开展中,涉及金额超过拾万元(包含拾万元)的商务合同协议及招投标等高风险评估合同协议,在合同签订或变更后进行合同交底时使用。

   第五十四条

   职责

   一、原则上合同的交底职责人为合同承办部门负责人。具体交底职责如下:

   1.组织参与部门(或人员)对合同条款进行细致的分析,并根据分析结果确定合同的执行要点及特殊情况处理方案。

   2.按本制度组织好合同交底,向被交底人全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理等。

   3.解答被交底人针对合同条款提出的所有问题。

   二、原则上合同的被交底职责人为公司总经理和综合事务部。具体被交底职责如下:

   1.有责任和权力对合同中任何约而不定或存在歧义的条款要求交底人予以明确。

   2.综合事务部详细记录合同交底内容,由交底人和所有被交底人签字后形成交底资料。

   3.综合事务部将整理后的合同交底资料及记录与合同文本一同保存。第五十五条

   程序

   一、合同交底形式:合同交底工作应通过合同交底会议进行,与会人员面对面讨论和交流。

   二、合同交底时间:应于合同签订后30日内,向总经理、及综合事务部记录人员交底;合同交底人负责收集招投标及其他相关资料,并提供一套完整的合同资料交综合事务部。

   三、合同交底分析的重点为:

   1.通过了解对方公司或个人相关手续情况、重要管理人员情况、资金落实情况等,对对方基本履约状况进行分析。

   2.合同工作范围:包括工作职责范围、物资采购范围等相关工作范围的确定。

   3.合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和验收程序及验收规定。

   4.合同价款或计价方式、变更签证程序及计价方式、固定总价合同的风险范围和风险费用计算方法。进度款支付及调整的条件、方式和程序。

   5.合同期限规定。

   6.双方违约责任。针对每项责任义务,分析违约时公司利益将受到什么影响,如何避免违约发生。分析索赔的机会,确定处理策略。

   7.双方可能存在的争议及争议解决方案。

   四、合同交底资料管理与使用

   合同交底人将交底资料及合同执行计划等反馈给综合事务部,由其将交底资料整理成合同交底记录。

   五、相关文件和记录

   附件8:《合同交底工作流程图》

   附件9:《合同交底记录表》第九章

   合同的变更或解除

   第五十六条

   除因不可抗力或国家宏观政策调整而致合同不能履行或不能全面履行外,在合同需要中止、变更或解除时,承办部门应与合作方达成中止、变更或解除合同的协议草案,确定索赔条件,依本办法履行与合同签订审批程序相应的程序。

   因不可抗力或国家宏观调控致合同不能履行或不能全面履行时,承办部门应及时向公司报告,并书面通知对方,及时将证明材料送达对方或及时取得对方关于上述情况的证明材料,主动与合同有关各方协商处理遗留问题。

   第五十七条

   变更和解除合同必须依照合同的订立流程经相关业务部门、计划财务部等相关职能部门负责人和单位负责人以及公司法律顾问审核通过方可。

   第五十八条

   双方变更或解除合同的协议草案应当采用书面形式,并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。

   第五十九条

   承办人、承办部门对公司变更或解除时可能涉及的下列问题应予以充分注意:

   1.设有担保条款的合同变更,应征得担保单位的同意并在书面变更协议上加盖担保单位公章或者合同专用章,在公司为债权人时尤需如此办理;

   2.需经有关行政部门批准的合同,变更或解除时应报原批准部门批准;

   3.经公证见证的合同,变更或解除合同的协议需报原公证、见证机关备案;

   4.涉外合同的变更或解除,法律有特殊规定的应从其规定办理。

   第六十条

   有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须及时向单位负责人汇报并通知法律顾问。

   第六十一条

   变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求,挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交由合同管理部门保管。

   第六十二条

   变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围。

   第六十三条

   相关文件和记录

   附件10:《合同补充、变更、解除申请表》

   附件11:《合同补充、变更、解除流程图》

   第十章

   纠纷处理

   第六十三条

   任何一方出现违约情形时,承办人、承办部门均应立即向公司提交书面报告,并收集整理处理纠纷的文件和证据资料。

   第六十四条

   合作方对公司履行合同行为提出异议后,承办部门须在法定或约定期间内以书面答复或与对方协商谈判的方式对对方的异议作出澄清,表明态度。

   第六十五条

   合作方违约时,应按合同相关条款追究对方违约责任,要求对方付违约金,违约金不足以弥补其违约行为给公司造成的损失时,应当要求对方赔偿损失。如不继续履行于公司不利或继续履行更符合公司利益且继续履行的条件具备时,还应要求继续履行。

   第六十六条

   纠纷的协商和调解,由承办部门牵头,相关部门及公司法律顾问参与协助。协商或调解达成一致时,应依合同签订程序签订书面处理协议。协商或调解不能达成一致时,应根据实际情况从事实和法律角度对纠纷处理的走向和结果进行评估,如评估结果有利于公司时,应在法律规定和时效期内,按合同约定的仲裁或诉讼方式解决纠纷;如评估结果可能不利于公司时,承办部门应与有关部门、律师提出应对方案,报公司及集团公司审批。

   第十一章

   监督与责任

   第六十七条

   合同作为单位对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密。合同档案的使用按公司商业秘密管理的有关规定执行。

   第六十八条

   合同签署完毕、履行完毕或合同权利义务因其他原因终止,或发生的纠纷处理完毕后,由承办部门整理合同档案,并按公司有关档案管理的规定及时归档。

   1.合同签署完毕时的归存档资料包括:

   (1)

   合同正式文本及附件;

   (2)立项审批文件;

   (3)合作方选择的审批资料或招投标文件;

   (4)《流转单》;

   (5)与合同签署有关的基础、背景资料;

   (6)合同对方当事人的资信资料。

   2.合同权利、义务终止或纠纷处理完后的归档的资料包括:

   (1)合同履行过程中的所有支持性材料;

   (2)或有的有关变更或解除的协议及相关文字信息,音像资料;

   (3)或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、判决书及案卷宗等;

   (4)合作方履约的评估资料;

   (5)其他应当存档的相关资料。

   第六十九条

   合同谈判、起草、审核、批准各环节参与人员与合作方有关联关系,应在该环节进行前进行利益关联申报,按照公司的有关规定执行。

   第七十条

   公司应定期对合同管理工作进行考核,并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台账记录等纳入部门的工作成绩考核范围。

   第七十一条

   合同事项涉及公司其他管理制度时,就该事项应参照相关的管理制度执行。

   第七十二条

   在合同订立、履行管理过程中及纠纷处理过程中,有下列行为之一的,公司将视情节追究相关部门负责人和直接责任人的责任。因故意或重大过失而给单位造成重大损失的,移送有关国家机关追究其法律责任。

   1.不按本办法签订履行合同的;

   2.不按法律或本办法履行变更或解除合同时的职责的;

   3.不履行内部管理程序,超越授权或滥用授权签订合同的;

   4.提供虚假材料的;

   5.未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的;

   6.订立显失公平、重大缺陷或无效合同致公司受有损害或损害公司形象的;

   7.泄露合同意向、商业秘密或有关机密的;

   8.应当追究对方违约责任而擅自放弃的;

   9.延误纠纷处理法定时效期间的;

   10.与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的;

   11.在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。

   第十二章

   附则

   第七十三条

   本办法适用贵州省科技产业发展有限公司与旗下分公司。贵州省科技产业发展有限公司旗下的全资、控股子公司据此制定制度并通过内部决策程序审批后执行;参股公司参照执行。

   第七十四条

   对违反本合同管理办法执行者,公司将追究其责任。

   第七十五条

   本办法接受中国法律、法规、中国证券监督管理委员会或其授权机构公布的规范性文件以及本公司章程的约束。本办法未尽事宜,依照国家及地区现行法律、法规的有关规定执行。本办法与国家及地区现行法律、法规的有关规定不一致的,以有关法律、法规的规定为准。

   第七十六条

   本办法解释权归公司所有

   第七十七条

   本办法自下发之日起生效实施。

   附件1:合同事务工作流程图

   附件2:

   合同谈判记录

   合同谈判主题参与谈判人员对方人员谈判时间谈判地点谈判主要内容描述:(内容较多可以附表)记录人:记录时间:谈判参加人员签字

   附件3:

   合同签批表

   合同承办部门:

   合同报审时间:

   合同编号:

   合同名称合同立项依据合同各方名称及联系方式

   甲方:

   联系人:

   联系方式:

   乙方:

   联系人:

   联系方式:

   丙方:

   联系人:

   联系方式:

   合同金额

   小写:

   大写:

   是否为格式合同

   □是

   □否

   是否为关联交易

   □是

   □否

   是否需向政府主管部门备案/审批

   □是

   □否

   备案/审批的部门名称:

   是否对方格式合同

   □是

   □否

   合同承办人意见:

   承办人姓名:联系方式:

   合

   同

   涉

   及

   部

   门

   意

   见涉及部门:

   负责人签字:

   年

   月

   日涉及部门:

   负责人签字:

   年

   月

   日

   涉及部门:

   负责人签字:

   年

   月

   日

   合同承办部门负责人意见:

   计划财务部意见:

   法律顾问意见:

   总经理/副总经理意见:

   董事长意见:

   注:1、合同立项依据、合同对方主体资格文件等资料应随本表一同报送;

   2、合同承办人意见必须对合同主要内容进行描述,并留下联系方式;

   3、合同编号由综合事务部统一填写;

   4、合同立项依据包括:经相关领导批示的文稿签批表附件4:

   合同用章登记表

   用印时间

   用印部门

   合同编号

   合同名称

   对方单位名称

   用印份数

   用印人

   备注

   附件5:

   合同分发登记表发文时间

   合同编号

   合同名称

   收文部门/单位

   原件或复印件

   份数

   签收人

   月

   日

   附件6:

   合同履行流程图附件7:

   合同台账

   登记部门:填表日:

   年

   月

   日

   登记人:

   序号

   合同编号

   合同类别

   合同双方主体名称

   合同名称

   合同签订时间

   合同金额

   约定付款方式

   累计应付/应收金额

   累计已付/已收金额

   欠/收款余额

   合同

   状态

   是否产生纠纷

   纠纷解决情况

   合同原件所在

   备注注:1、合同状态分为:未签订/未履行/履行中/履行完毕/中止/变更/解除;

   2、是否产生纠纷需详细写明纠纷的内容:比如,哪方违约,违约内容,违约时间等;

   3、纠纷解决情况分为:协商中/已和解/已诉讼/已仲裁(如未产生纠纷则不用填写本栏);

   4、登记部门需写明详细名称,如公司XXX部门;

   5.

   本表中累计应付/应收金额系指经验收确认的实际提供的劳务及商品价款。

   附件8:

   合同交底流程图

   附件9:

   合同交底记录表

   合同名称及编号签订日期交底日期甲方

   主体名称合作项目名称乙方

   主体名称交底

   地点交底主要内容

   一、

   合同背景:(包括承接该次合作的意义、对方公司相关手续及资金落实情况等)

   二、

   对方法人及法人授权代表情况:(包括公共关系、资信情况等)

   三、

   合同工作范围:

   四、

   合同主要内容:(包括合同主要条款、风险点、索赔机会、时限要求等)

   五、

   报价成本交底:(包括报价定标、成本让利、不均衡报价及其他报价说明中的重要内容)

   六、

   合同执行要点:

   七、

   被交底人所提问题及答复:交底人:

   年月日

   相关人员

   接受交底人员签字

   合同交底管理小组

   参与交底人员签字

   公司总经理

   公司副总经理综合事务部计划财务部

   合同交底记录编号:合同交底记录制作人:

   附件10:

   合同补充、变更、解除申请表

   合同名称合同编号承办部门承办人原合同描述:

   申请补充、变更、解除的事实陈述:

   承办部门负责人意见:

   涉及部门意见:

   涉及部门意见:

   涉及部门意见:

   计划财务部意见:

   法律顾问审查评估:

   总经理/副总经理意见:

   董事长意见:注:1.本申请应附原合同复印件;

   2.以原合同金额与补充合同增加金额合计数确定审批权限。

   附件11:

   合同补充、变更、解除流程图

合同管理办法篇2

第一章总则

第一条为统一、规范、完善集团合同管理工作和审批流程,防范集团合同风险,有效控制并维护整个集团的合法权益,集团法律事务部根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律法规制定本制度。

第二条本制度适用范围为:集团及所属公司对外签订、履行建立民事权利义务关系的各类民商事合同、协议的经济活动(劳动合同除外)。

集团及所属公司之间签订、履行合同参照本制度执行。

第三条集团及所属公司对外签订、履行合同时应当做到:遵守法律,诚实守信,维护集团利益。

第二章合同管理职责

第四条集团合同管理由集团及各公司法律事务部、合同主办部门、其它部门分别行使职权,各部门之间行使职权应遵循职责明确、相互配合、严禁推诿等原则。

第五条集团法律事务部为集团公司的合同法律审核部门,职责如下:

(一)负责审核集团的对外合同以及集团董事局、总经理要求审核的其他合同。

(二)负责制定集团合同管理制度,并根据国家合同法律法规的修改对本制度进行修改、补充;

(三)负责根据《合同法》解释本合同管理规章制度;

(四)负责制定、修改集团统一合同范本;

(五)负责审查、修改、备案下属公司的合同范本;

(六)负责监督、跟踪本制度规定的由集团审核的重大合同的履行情况,对各公司日常合同的履行抽查;

(七)负责监督、检查下属公司执行本制度的情况;

(八)负责对集团法律事务部审核的合同的原件或复印件的存档、备案工作;

(九)负责集团合同的诉讼、仲裁工作;

(十)指导各公司合同管理人员的工作;

(十一)其他由集团负责的合同管理工作。

第六条各公司法律事务部为本公司的合同法律审核部门,职责如下:

(一)负责审核本公司对外签订的合同、协议;

(二)负责合同管理工作的指导和合同管理规章制度的解释工作;

(三)负责拟定、修改和解释本公司合同示范文本;

(四)协助或者参与合同的谈判和签订;

(五)负责合同的法律审核;

(六)协助办理合同公证和抵(质)押物登记;

(七)负责合同的登记和保管,对应由法律事务部保存的合同做好存档工作,对其他已审核的合同的复印件进行存档;

(八)负责合同履行的监督和检查;

(九)负责合同纠纷的仲裁和诉讼;

(十)其他相关合同管理工作。

各公司应当设立法律事务部门,并设置合同管理岗位。各公司如果确有困难经公司总经理同意后可以外聘律师完成合同审核管理工作。

第七条集团及各公司职能部门及业务部门为合同主办部门,其职责如下:

(一)负责起草本部门合同;

(二)负责调查合同的对方当事人资信;

(三)负责进行合同的谈判;

(四)负责办理合同签订的内部审批手续和外部的登记、鉴证等工作;

(五)负责监督、跟踪合同的履行;

(六)负责协调合同纠纷;

(七)负责保管、存档合同;

(八)其他相关合同管理工作。

第八条合同主办部门为最终签约部门,其它部门应当在本部门职责和权限范围内对合同进行审核,并协助、配合、监督合同的签订和履行。

第三章合同的审批流程

第九条集团及各公司内部审批流程:

合同主办部门负责合同的谈判和起草工作,然后依次经主管领导、法律事务部门、其他有关部门确认同意后报总裁或总经理签字盖章。

第十条法律事务部门已经提供合同范本,主办部门仅需在合同中填写金额、数量等基本情况的,可以不经法律事务部门审核。具体事宜由各法律事务部门规定。

第四章合同的签订

第十一条合同签订前,合同主办部门应当对合同对方当事人进行必要的资信调查。必要时,报由公司法律事务部指派法务人员或者聘请律师协助进行。调查内容包括:

(一)对方当事人是否具备《中华人民共和国合同法》所规定的合同主体资格;

(二)合同标的涉及国家特许经营的,对方当事人是否具有相应的许可或者资质证书;

(三)非对方当事人本人或者法定代表人签署合同的,代理人是否具有完全民事行为能力和代理签署合同的合法授权;

(四)对方当事人是否具有履行合同的实际能力;

(五)对方当事人的履约信用是否良好,现时是否涉及重大经济纠纷或者重大经济犯罪案件;

(六)涉及保证担保的,保证人是否具备《中华人民共和国担保法》所规定的保证人资格,是否具有代为清偿债务的能力;

(七)涉及抵押担保的,抵押物是否属于《中华人民共和国担保法》所规定的可以抵押的财产,是否真实存在;

(八)涉及质押担保的,质物是否属于《中华人民共和国担保法》所规定的可以质押的动产或者权利,是否真实存在;

(九)其他必要的和相关的资信信息及资料。

第十二条资信调查报告及调查过程中获取的下列资料,作为合同档案资料进行保管:

(一)对方当事人、保证人的身份证、户口簿或者其他有效身份证件的复印件;

(二)对方当事人、保证人的《企业法人营业执照》、《事业单位法人证书》、《社会团体法人登记证书》、《营业执照》及其他有效主体资格证件的复印件;

(三)对方当事人的涉及国家特许经营的许可证及相应资质证书的复印件;

(四)对方当事人本人或者法定代表人出具的合同签订授权书;

(五)经法定会计师事务所或者审计师事务所审计的对方当事人、保证人的验资报告、资金证明、资产负债表、损益表等资料;

(六)对方当事人、保证人现时涉及重大经济纠纷或者重大经济犯罪案件的证明材料;

(七)抵押物、质物的权属、价值、存放资料;

(八)其他相关资料。

上述所列各种资料为复印件的,应当由调查人与原件核对无误后在复印件上予以注明并签名;无法或者不便核对原件的,应当在资信调查报告中说明原因。

第十三条公司签订合同,必须遵守国家法律法规、相关政策,贯彻平等自愿、互惠互利、协商一致、择优签约的原则。

第十四条合同谈判由合同主办部门负责;必要时,可以请求法律事务部指派法务人员参与合同谈判。合同谈判涉及其他部门的,其他部门应当予以积极配合和协助。

前款所称合同谈判,是指合同当事人对合同标的的数量和质量、合同当事人的权利和义务以及合同的条款内容等进行协商。

合同谈判时应当争取合同文本的起草权。取得合同文本起草权的,由合同主办部门负责准备合同草案。

第十五条合同一律采用书面形式。以传真、公文信件或者电子邮件等方式签订合同的,应当随即以正式的书面合同予以确认。

公司有统一格式文本的,应使用格式文本;如无统一格式文本又需多次重复使用的合同文本,由合同主办部门负责起草,经法律事务部审定后,公布使用。

第十六条合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体,合同文本用语应当准确、严谨、简练、规范。合同一般应当包括以下条款:

(一)部首部分:当事人的一般状况

载明当事人各方的全称、签约时间和签约地点。订立合同的主体是公司,不得以部门名义签订合同。合同当事人的名称、法定代表人、住所、公章应当与对方当事人的有效证件等资信材料载明的情况保持一致。

(二)正文部分:

1、合同标的

合同标的应具有唯一性、准确性,买卖合同应详细约定规格、型号、商标、生产厂家、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;

对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

2、数量条款

合同应采用国家标准的计量单位,一般应约定标的物数量,常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电子邮件、传真、送货单、发票等)。

3、质量条款

合同应包括质量标准和质量异议期。有国家标准,部门行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。

4、价款或报酬条款及可能发生费用的分担条款

①价款或者报酬应在合同中明确约定金额及货币币种,采用折扣形式的应约定合同的实际价款;

②价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇)、信用证、现金等应予以明确;

③价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

5、履行期限、地点和方式及履行过程中各方义务及风险责任的划分

①履行期限应具体明确定,无法约定具体时间的,应在合同中约定履行期间的方式;

②合同履行地点应力争作对本方有利的约定,如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名应明确至市辖区或县一级;

③买卖合同在合同中一般应约定交付的手续,即合同履行的标志,如运单、仓库保管员签单等。

6、合同的担保条款

合同中对方当事人要求提供担保的,应根据公司规定的程序报批且经有权确认人员签字确认。

我方要求对方提供担保的,业务部门应当审查对方提供标的物的的真实情况和保证人的资信情况。

7、合同的解释条款

合同文本中所有文字应具有排他性的解释,对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

8、根据法律或者合同性质必须具备的其他条款;

9、合同各方当事人共同认为必须明确的其他条款;

对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同,应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

履行期限1年以上的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。

10、违约责任及其承担方式

对新客户、情况不了解或曾有轻微违约行为的客户,在签约时应设置担保。可采用保证、抵押、质押、定金等形式。

有法定违约金的,应按规定写明,法律没规定或规定不具体的,应根据《中华人民共和国合同法》作具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。

11、解决争议的方式

解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉。选择仲裁方式的,应明确约定仲裁机构的名称。

选择诉讼方式的,签约时应优先选择公司所在地人民法院管辖。

12、合同生效的条件

签订合同的批准和授权。

(三)结尾部分

双方都必须使用合格的印章——公章或合同专用章,不得使用财务章或业务部门章等不合格印章;注明合同有效期限。

第十七条合同中涉及的时间,应当使用年月日形式,其中年份不得缩写,也不得省略。

第十八条示范合同中未选择的项目或者未约定的空白栏,应当填写“无”字样。

第十九条除紧急或者特殊情况外,合同文本应当打印或者印刷制成。

第二十条非示范文本的合同草案提供对方当事人之前或者对方当事人提供的合同文本,应当由合同主办部门送公司法律事务部进行文本预审。

第二十一条合同谈判达成一致签署合同之前,合同经办人应当按照内部审批流程将合同依次报送合同审核部门进行业务、财务、法律审核,最后经主管领导签字确认后签订合同。

合同审核部门进行合同审核时,可以根据需要,要求合同主办部门提供与合同签订有关的材料。

第二十二条合同的业务审核由公司相关职能管理部门或者业务部门负责,审核内容应当包括:

(一)技术、业务的可行性和经济性;

(二)技术、业务的可靠性和操作性;

(三)技术、业务方面权利义务的全面性;

(四)技术、业务术语的准确性;

(五)其他相关内容。

第二十三条合同的财务审核由公司财务部负责,审核内容应当包括:

(一)资金、资产的合法合规性;

(二)价款或者酬金结算方式的可行性;

(三)当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件,资信情况;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。

(四)其他相关内容。

第二十四条合同的法律审核由公司法律事务部负责,审核内容应当包括:

(一)合同主体、内容、形式、签订程序的合法性;包括:当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和公司制度规定;当事人的意思表示是否真实、一致,权利、义务是否平等;签约程序是否符合法律、法规的规定。

(二)合同条款内容的齐备性和完整性;

(三)合同用语的准确性和严密性;包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表达是否确切无误。

(四)法律风险防范措施的可行性;

(五)其他相关内容。

第二十五条合同主办部门向合同审核部门送审合同草案时,应当给合同审核部门预留充分的审核时间。

合同审核部门收到合同草案后,应当及时审核,不得拖延。

合同审核、审查部门收到合同草案后,应当在一个工作日内审核完毕,重要疑难的合同在两工作日内审核完毕,并一次提出全部问题要求主办部门修改。特殊情况下,经法律事务部部长和主办部门领导确认,合同审核应当在半日内完成。

第二十六条合同审核部门审核合同草案后,应当出具审核意见。

审核意见应当明确、具体,禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言;一旦使用该类用语,视为对合同草案的否定。

审核意见必须有审核人员和审核部门负责人的签名。

第二十七条法律审核后,应当将审核意见连同合同草案退还合同主办部门,由合同主办部门按照公司规定的权限和程序,报送有关公司领导审批。

集团及所属公司对外签订的合同必须经法律事务部门审核通过后签订,未经法律事务部门审核而签订合同将根据集团规定追究责任人的责任,给公司造成损失的同时承担赔偿责任。

第二十八条合同签订实行法定代表人签署和授权委托签订相结合的制度。合同应当由公司法定代表人或总裁(或总经理)签署。

第二十九条特殊情况下业务人员经公司授权可以对外签订合同。授权签署合同的,公司应当出具加盖公章的授权委托书,法定代表人或总经理应当签字确认。

第三十条取得由公司出具的书面授权委托书后,代理人应当在授权范围内行使签约权。授权签署合同的,代理人应当在“代理人”一栏签署自己的姓名。

合同签署后,由合同主办部门报送公司公章管理部门,填写《公章使用情况表》后,加盖合同专用章或者公司印章。

未经公司授权,不得以公司职能管理部门或者业务部门名义对外签订合同,亦不得在合同上加盖部门印章。

合同文本超过一页的,应当对整份合同加盖骑缝章。对于合同文本中的修改、删除之处,合同主办部门确定后,应盖章确认。

第三十一条对方当事人对合同的签署,由合同主办部门按照本节规定予以要求,并确保:

(一)对方当事人的合同签署人具有签署合同的合法权利或者有效授权;

(二)对方当事人的合同签署人的签名真实;

(三)对方当事人为法人或者其他组织的,必须在合同上加盖其合同专用章或者单位公章;

(四)合同文本修改、删除后原则上应当重新制作,特殊原因在原合同文本上修改、删除的,必须由对方当事人签名盖章确认。

第三十二条依照法律、行政法规或合同履行的必要性,应当办理鉴证、公证或批准登记等手续的,法律事务部依法应及时配合办理;

第五章合同履行的监督管理

第三十三条合同签订完毕以后,合同主管部门应当立即联系有关部门准备并完成履行合同工作。

第三十四条合同经签字、盖章,且约定的生效条件成就前,不得实际履行。合同生效后,一切与合同有关的部门人员应全面、及时履行合同。

合同主办部门应实施履约跟踪统计,如有履行不及时或其他问题时,应当及时向有关部门反映,并要求按合同要求完成履行。

合同主办部门应根据规定向财务部门及各审核部门提供合同正本或副本。

第三十五条公司任何部门或者人员发现对方当事人不按照合同约定履行的,应当立即通报合同主办部门。

对方当事人不按照合同约定履行时,合同主办部门应当在法定或者合同约定期限内以法定或者合同约定方式向对方当事人书面催促履行或者提出索赔。

前款所称不按照合同约定履行,包括不能履行,不全面、不适当履行,以及不履行合同。

催促履行合同和索赔函件送交对方当事人之前,应当经合同管理部门法律审核。

第三十六条催促履行合同和索赔函件直接送达对方当事人的,应当由对方当事人签收,签名并注明签收时间;对方当事人为单位的,应要求对方当事人加盖其单位印章或者接收部门印章。

对方当事人拒绝签收直接送达的前款函件的,应当使用特快专递形式立即邮寄送达对方当事人,并应当在特快专递详情单上注明函件内容。

邮寄送达后,应当及时查询对方当事人的签收,并应当收存由邮递部门盖章确认的查询回单。

第三十七条催促履行合同和索赔函件复印件、对方当事人的签收单、特快专递详情单和查询回单应当作为合同档案资料予以保存。

第三十八条公司任何部门或者人员收到对方当事人提出的催促履行合同和索赔函件的,应当立即送交合同主办部门,由合同主办部门商同公司法律事务部处理。

第五章合同纠纷的处理

第三十九条合同发生争议时,经办人应依照下列程序,提请处理合同纠纷:

(一)合同经办人应当做出纠纷处理意见并附相关材料,及时报告给经办部门负责人。经办部门依据情况及时安排人员与对方协商。

(二)经协商能够达成一致的,应当按照合同签订程序签订和解协议。双方不愿协商或者协商不成时,经办部门与公司法律事务部协商,确定解决方案后,报公司领导决定提起诉讼。

(三)对方提起诉讼或我方决定提起诉讼时,合同主办部门应将合同有关材料送交法律事务部门,其它有关部门应积极配合法律事务部工作。各公司法律事务部应将其诉讼进展情况报集团法律事务部备案。

第四十条对于属于集团法律事务部处理的合同纠纷,集团法律事务部依据情况,及时提出意见,由集团总裁对该纠纷及负责处理纠纷的单位、人员的处理意见等作出批示意见。

第四十一条凡由法律事务部处理的合同纠纷,有关单位必须主动提供下列证据材料(原件或复印件):

(一)合同的文本(包括变更、解除合同的协议),以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等;

(二)出库、提货、托运、验收、发票等有关凭证;

(三)货款的承付、托收凭证,有关财务财目;

(四)产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;

(五)有关违约的证据材料;

(六)其他与处理纠纷有关的材料。

第四十二条合同纠纷的提出,加上与对方当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内(一般为2年)进行。

合同主办部门应当在合同纠纷发生之日起(一般为合同到期日)6个月内将有关材料移交法律事务部门通过司法程序解决。特殊情况不能按期移交的,合同主办部门应当提交书面材料,本部门主管领导和法律事务部同意可以不移交,但应每三个月向法律事务部门汇报一次情况。

第四十三条对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书,有关主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书,在正式生效后,各单位应由专人负责该文书执行的跟踪或履行。

第四十四条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,承办人应及时向主管负责人汇报。经协商无效者,由法律事务部或者公司外聘律师向人民法院申请执行。

第四十五条合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关单位,并将有关资料汇总、归档。

第六章合同档案管理

第四十六条各公司合同主办部门应当建立合同档案。合同档案是指合同谈判、签订、变更、履行和争议处理过程中形成的,具有查考利用价值的各种书面、电子资料等与合同有关的所有材料。具体范围包括:

(一)合同正本及附件原件;

(二)资信调查材料;

(三)合同审核和审批材料;

(四)合同谈判、签订、变更和履行过程中的往来函件,包括信函(含信封)、电报、传真、电子邮件等;

(五)合同谈判、变更和履行过程中签订的意向协议、补充协议、备忘录、会议纪要等;

(六)争议处理过程中形成的和解协议书、仲裁调解书、仲裁裁决书、决定书、民事裁定书、民事判决书等;。

(七)合同履行过程中的有关文件材料;

(八)其它应当存档的相关资料。

合同履行完毕或合同的权利义务终止后,合同主办部门应当及时整理合同档案,依照合同编号,确定合同档案资料齐全,向法律事务部提交一份材料清单,经法律事务部确认后,根据各公司档案管理规定定期向档案管理部门移交,由档案管理部门装订立卷并予以保管。

第四十七条档案管理部门应当根据合同主办部门移交的合同原件建立档案备案。合同主办部门或经办部门可以在其职能管理或者业务范围内保存合同档案材料的复印件。

第四十八条合同文本及有关资料的保管期限为合同终止后至少三年,重大合同按档案管理有关规定随工程项目资料归档保管。

第四十九条档案的使用,按集团及各公司档案及商业秘密管理的有关规定执行。

第七章其它规定

第五十条本制度由集团法律事务部依照《中华人民共和国合同法》负责解释。

第五十一条本制度自发布之日起执行。

合同管理办法篇3

  第一章 总 则 

  第一条 为规范办公厅对外经济行为,建立健全内控制度,提高风险防范能力,维护办公厅合法权益,防止经济损失,根据《中华人民共和国合同法》和国家有关法律法规,结合办公厅内部职责分工和实际情况,制定本办法。 

  第二条 凡以办公厅名义对外发生经济活动,均应依照本办法签订经济合同,必须遵循合法原则、平等互利原则、协商一致原则和等价有偿原则。 

  第三条 本办法所述经济合同(以下简称合同)主要包括设计、开发、采购、维修等方面的合同,不包括劳动合同。分为产品及货物采购合同、研发及委托服务合同、工程及系统建设合同3类。 

  第二章 合同管理 

  第四条 办公厅综合处负责经济合同的综合管理。根据厅内各处室的职能划分,实行经济合同管理责任制。 

  (一)综合处负责合同编号管理;负责年度合同执行情况的统计报告;协同承办部门参与合同纠纷处理。 

  (二)文书档案处负责对合同文本上加盖公章的审核。 

  (三)财务处负责合同经济性条款的审核和经费预算控制;负责提供年度合同经费结算统计数据。 

  (四)机关事务管理处负责政府采购合同的管理与签订;负责固定资产采购合同的管理与签订。 

  (五)各处室为合同承办部门,负责合同条款洽谈;拟订合同文本;根据授权签订合同;负责合同的履行;负责有关合同文件的归档。 

  (六)院法律顾问室负责对承办部门送达的合同要约进行审核;负责就重要合同出具书面法律意见。 

  第五条 政府采购合同和固定资产采购合同按照财政部有关规定执行。其他合同的签订一般应遵循以下程序: 

  (一)询价比选与竞价谈判。2万元以上合同应不少于2人参与询价比选;50万元以上的合同应成立3人(含)以上谈判小组,开展竞争性谈判;120万元以上的合同应成立5人(含)以上谈判小组,开展公开招标谈判。 

  (二)细化合同标的,明确合同数量、质量和技术标准。 

  (三)合同起草与修订。合同文本可由一方起草,双方修改商定。国家或行业规定采用标准合同文本的应当采用标准文本,不能完全表达意思时,双方应通过补充合同或条款加以约定。 

  (四)合同审核。承办部门将合同文本和合同审核表(附件)送各责任部门进行审核。对审核修改幅度较大的合同,承办部门修改后应重新提交审核。 

  120万元以上的合同、跨年度执行的合同和法律关系复杂的合同应委托院法律顾问室审定,并出具书面法律意见。 

  (五)合同审批与签署。厅领导根据工作分工和审批权限,授权承办部门处长或亲自签署书面经济合同。 

  第六条 承办部门应加强对合同履行情况的监控,执行过程中出现违约或纠纷时,应先咨询院法律顾问室的意见,及时与综合处协商处理办法,并向主管厅领导报告。 

  第七条 外部环境、合同标的和范围等合同主要因素发生重大改变,影响原合同执行时,承办部门应及时主动与对方协商变更或解除合同。双方不能达成一致意见时,应先咨询院法律顾问室的意见,申请仲裁或法院裁决。合同变更与解除的审核程序与合同订立审核程序相同。 

  第三章 合同订立 

  第八条 订立合同前,应对合同对方的经营资质、资信等情况进行审查。包括但不限于对对方的资金、技术、设备、信誉等情况进行必要的调查了解,并可要求对方出示或提供营业执照、法人证书或法人代码证、税务登记证、开户行名称和开户行帐号,甚至财务报表等有关证明文件或信息。必要时,可要求对方提供相应担保。无经营资格或资信的单位不得与之订立合同。 

  第九条 合同均应采用书面形式,有关修改合同的文书、图表、电报、传真件等均为合同的组成部分。 

  第十条 签订合同时,应对下列内容做出约定: 

  (一)当事人的名称或姓名,单位地址或住所,联系人及联系电话; 

  (二)标的; 

  (三)数量和单价; 

  (四)质量或技术指标; 

  (五)价款支付方式,以及收款单位、开户行名称和账号; 

  (六)履行期限、地点和方式; 

  (七)违约责任; 

  (八)解决争议的方法。 

  (九)涉及知识产权的,应包括知识产权条款。 

  第四章 合同审批 

  第十一条 合同文本拟定完毕,凭合同审批单按规定流程办理会签审批手续。一般合同经业务承办部门负责人、机关事务管理处负责人、财务处负责人审核会签,主管厅领导审批。重要合同经业务承办部门负责人、机关事务管理处负责人、财务处负责人、院法律顾问室律师、主管厅领导审核会签,报办公厅主任审批。 

  第十二条 合同的审批应按以下方式办理: 

  (一)2万元(不含)以下合同由主管厅领导审批; 

  (二)2-10万元(不含)合同由主管厅领导审批; 

  (三)10-20万元(不含)合同由主管厅领导,以及主管财务的厅领导共同审批; 

  (四)20万元(含)以上的合同由主管厅领导、主管财务厅领导和厅主任共同审批。 

  第十三条 办公厅对外签订的合同,以及主管或分管厅领导认为应该由法律顾问审核的合同,必须先经院法律顾问室审核同意方可签订。 

  第十四条 对院法律顾问室提出的合同修改意见,业务承办部门一般应予执行。承办部门对法律顾问出具的合同修改意见有异议,或因特殊情况无法执行的,应与法律顾问充分沟通,如仍不能达成一致意见,由承办部门将合同及法律顾问的最终书面法律意见报主管厅领导,由主管厅领导在对业务需求和法律风险进行综合判断后进行决策,并在合同审批单上签署意见。 

  第十五条 合同的签署人对合同条款承担法律责任。2万元(不含)以下合同由承办部门处长签署;2万元(含)以上合同由主管厅领导签署。 

  第五章 合同盖章 

  第十六条 办公厅对外合同经主管厅领导审批通过后,按权限由被授权人签字,文书档案处加盖办公厅公章方能生效。合同盖章生效后,由综合处按规范对合同进行编号登记。 

  第十七条 严禁在有空白事项的合同文本上盖章,并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。重要合同严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章。单份合同文本达2页以上的须加盖骑缝章。 

  第十八条 合同审批流程中各项审核意见签署于合同审批单上,合同审批单作为合同审核过程中的记录和凭证由承办部门在合同盖章后留存并归档。 

  第十九条 合同文本原则上我方至少应持2份,经审批盖章后,财务处和承办部门各存1份。如只有1份,原件交承办部门存档,财务处凭复印件报账。由我方先行盖章的合同,应在盖章后15个工作日内,将1份经对方盖章的合同原件交承办部门存档。我方先行盖章的合同因故未能签约的,应自盖章之日起15个工作日内,由承办部门将印有办公厅公章的合同原件全部退回文书档案处。 

  第六章 合同履行、变更和解除 

  第二十条 经济合同依法订立后,即具有法律效力,应当按合同的有关约定全面地履行。承办部门在合同履行中遇到履约困难或违约等情况,应及时向主管厅领导汇报,并通知综合处和法律顾问室。 

  第二十一条 财务处依据合同履行收付款工作,对具有下列情形的业务,应当拒绝付款: 

  (一)应当订立书面合同而未订立书面合同的; 

  (二)收款单位与合同约定的收款单位不一致的; 

  (三)收款单位不出具正规发票无法入账的。 

  第二十二条  收付款单位与合同约定的收付款单位不一致的,财务部门应当督促付款单位出具代付款证明,并由合同签署人出具书面意见。 

  第二十三条  在合同履行过程中,合同对方所开具的发票必须先由具体承办人签字认可,按办公厅规定的财务报销流程审批后,转财务处审核付款。 

  第二十四条  合同履行过程中承办人应妥善管理合同资料,对合同的有关资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度,以保证合同的完整性。 

  第二十五条  变更或解除合同依照本办法规定的会签审批程序进行。 

  我方变更或解除合同的通知或双方的协议,应当采用书面形式,并按规定经审核后加盖合同专用章。 

  对方要求变更或解除合同的通知,承办部门必须在收到通知3天内,向主管厅领导汇报,并通知综合处和院法律顾问室。 

  第二十六条 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求,挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分由承办部门保管。 

  第二十七条 变更或解除合同的文本作为合同的组成部分,纳入本办法规定的管理范围。合同变更后,合同编号不改变。 

  第七章 合同纠纷的处理 

  第二十八条 在合同履行过程中发生的纠纷,承办部门应与对方协商处理。如自发生之日起1个月内未能协商解决,应就实际情况,向院法律顾问室征求意见,并向综合处和主管厅领导报告;经主管厅领导提出意见,主任批准后,可以由院法律顾问室根据合同约定的纠纷解决方式,提起仲裁或诉讼。  

  第二十九条 业务承办部门在履行合同的过程中,发现涉嫌合同诈骗的(如合同对方提供假票据、假营业执照、假身份证等),应立即采取果断措施通知财务处停止合同款项的支付,及时向院法律顾问室通报,并向综合处和主管厅领导报告,经办公厅主任批准后向公安机关报案。 

  第八章 其 他 

  第三十条 合同作为办公厅对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密。 

  第三十一条 业务承办部门、财务处应当根据所立合同台帐,按办公厅的要求,定期或不定期汇总各自承办范围内的合同订立或履行情况,由综合处据此统计合同订立和履行的情况,并向办公厅厅务会汇报。 

  第三十二条 业务承办部门应定期将履行完毕或不再履行的合同资料(包括有关的文书、图表、传真件以及合同审批单等)按合同编号整理,不得随意处置、销毁、丢弃。符合文件材料归档范围的应按归档要求及时归档。 

  第九章 责 任 

  第三十三条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报有关情况和遗失合同有关资料而给办公厅造成经济损失的,追究当事人经济责任。 

  第三十四条 因故意或重大过失而给办公厅造成重大损失的,追究当事人经济或行政责任;触犯刑律的,依法追究刑事责任。 

  第十章 附 则 

  第三十五条 本办法由综合处负责解释,修改权在办公厅厅务会议。 

  第三十六条 本办法自下发之日起施行。   

合同管理办法篇4

  1.目的

  为加强公司的合同管理,适应公司发展的需要,使合同谈判、签订、履行、监督的过程和程序科学化、规范化,保障公司在经营活动中的合法权益,规避和防范法律风险,制定本办法。

  2.合同管理机构及其职责

  2.1.公司财务部为合同管理机构,全面负责公司的合同管理工作。

  2.2.合同管理机构的主要职责

  2.2.1.制定、修改合同管理制度;

  2.2.2.监督、检查合同的签订、履行情况,并及时向公司领导报告;

  2.2.3.负责合同的审查和合同档案的管理;

  2.3.公司合同管理人员的主要职责:

  2.3.1.指导、协助、监督合同承办人依法签订或变更合同,参加本单位重大合同的谈判、起草与签订,按本办法规定须报审、备案的,负责向公司上报、备案;

  2.3.2.审查合同,保证合同的完整性与合法性;

  2.3.3.建立合同台帐,保证合同台帐的完整、真实、准确,并于每一季度结束后5天内上报财务部门;

  2.4.合同主要承办人

  承办人应对自合同洽商起至合同履行完毕的全过程负责,期间出现的与合同有关的问题须及时与有关部门进行协商,并以承办人为主进行解决。

  2.4.1.寻找、确定合同相对方,进行初步接洽;

  2.4.2.参与合同洽商及合同条款的拟订或修改;

  2.4.3.提请有关部门审查其经办的合同并对经办的合同内容给予必要的书面说明或解释;

  2.4.4.跟踪、检查所经办合同的履行情况,对已经由财务部门审查通过而因故未签订的合同须书面说明理由;

  2.4.5.及时向公司分管领导通报合同在履行中发生的问题,并同时提出解决问题的意见和建议,必要时可直接向公司领导汇报;

  2.4.6.参与合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼;

  2.4.7.保管好合同文本及与履行、变更、解除合同有关的文件,及时交送合同管理人员存档。

  3.合同谈判

  3.1.谈判前,承办人应会同相关部门确定公司对该合同项目在价格、质量、付款方式、履约期限等方面的基本要求,明确谈判目标。

  3.2.合同的谈判应由承办人组织实施,承办人或者合同管理人员认为需要合同管理人员参加谈判的,合同管理人员可以参加谈判,负责谈判过程中法律事项的论证和磋商。

  3.3.法律关系复杂、金额较大、合同履行可能对公司经营产生重大影响的,经公司法定代表人或总经理要求或提议,公司财务部门及其他相关部门应当在谈判合同文本时介入。重要合同的谈判,承办人应做好谈判记录,作为合同档案存档。

  4.合同的拟订

  合同应包括的主要内容:

  4.1.1.合同名称、签约各方的名称、签约目的和依据;

  4.1.2.正文:包括合同标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点、方式,提出异议时间、合同的解除、违约责任、争议解决办法、担保人、担保方式,还应包括根据法律规定或按合同性质必须具备的条款以及当事人双方要求约定的条款,涉外合同约定书写文字和效力,合同所适用的法律等;另外须增加合同各方的开票信息及收付款信息。

  4.1.3.结尾和附则:结尾部分包括合同的份数、合同生效条件和有效期限,并有双方法定代表人或授权代表签名,注明签约日期,同时加盖单位公章或合同专用章。附则应写明合同的附件及开户帐号等其他有关事项。

  5.合同的审查

  5.1.除本办法另有规定外,合同签订前实行部门会审和公司领导审批制,会审和审批遵循下列程序:

  5.1.1.合同承办人员起草合同,经所在部门负责人审查后签署书面意见;

  5.1.2.由财务等相关部门对合同商务条款进行审查,提出书面意见;

  5.1.3.由合同管理人员进行法律审查,提出法律意见;

  5.1.4.如涉及专业技术等条款,应当送有关部门审查,并由有关部门负责人出具书面意见;

  5.1.5.合同管理人员对各部门的意见进行归纳汇总,并对合同进行相应修改;

  5.1.6.根据财务部门的意见再次修改后报公司总经理审批定稿。

  5.2.财务部会同业务部门根据各具体情况,制订采购、销售、建设施工等方面的标准格式合同,经公司总经理批准后在公司推广使用,各部门须全力推进格式合同文本的实施。

  6.合同的签订

  6.1.除本办法另有规定外,凡以公司名义与外单位发生经济关系的,原则上都必须签订书面合同。

  6.2.合同审查完毕后,按以下程序办理:

  6.2.1.对于可免于会签的合同,承办人填写《合同审批表》报所在部门负责人同意后,附上合同文本一起报公司总经理部主管领导签发,同时由总经理部主管领导授权相应人员签订合同;对于需会签的合同,承办人或合同管理人员准备好《合同会签单》并附上合同文本一起报公司法定代表人或总经理签发,同时由法定代表人或总经理授权相应人员签订合同;

  6.2.2.公章管理部门凭总经理的签字加盖公章或合同专用章,单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章;

  6.2.3.合同需要公证、鉴证的,由承办人或合同管理人员向法定机关申请办理。

  6.2.4.不得以部门或个人的名义对外签订合同。不得和非法人的单位或法人单位的部门签订合同,特殊情况下,经财务部门同意后可以签订。

  6.2.5.凡公司对外签署的合同,我方正本不少于两份,承办部门留存一份原件,签约当日或次日,将一份正本交送公司财务部。合同履行完毕后,合同原件须交给合同管理人员统一送交档案室存档。

  6.2.6.任何人必须取得总经理书面授权委托方能对外订立书面合同。

  6.2.7.公章管理人员必须认真查对合同材料,对于无总经理签字同意的合同,一律不得加盖合同专用章或公章。

  7.合同的履行

  7.1.合同依法签订,生效后即具有法律约束力,合同有关部门都必须履行合同约定的义务,并督促合同对方履行义务。

  7.2.合同签订后,承办人应及时将合同内容告知各有关部门,并检查、落实合同履行情况。

  7.3.涉及公司应收款的合同,承办人应及时会同财务部按合同规定收款,防止收款不及时或未收款的情况发生。

  7.4.合同有效期超过一年(含一年)者(除长期投资合同外),负责合同履行的部门应自合同生效之日起,每三个月向公司主管领导书面报告一次合同履行情况,长期投资合同每半年汇报一次。

  8.合同的变更和解除

  8.1.合同在履行过程中,遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时,可以变更、解除合同。

  8.2.变更、解除合同的审批权限和程序,与原合同签订的审批权限和程序相同。

  8.3.我方认为需要变更或解除合同,应在法律规定或合同约定的条件下,书面通知对方当事人,要求对方在限期内作出答复,并在合理期限内与对方当事人进行协商。

  8.4.合同承办人收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函、电报后,必须及时请示领导立即处理,并在有效期限内(如合同规定的期限或对方函件中要求的期限)正式答复对方。

  8.5.合同履行过程中,如发现对方在质量、数量、价格、交货日期、付款日期等方面不符合合同约定,承办人应及时以公司名义向对方提出书面异议或变更、解除合同的要求,并将有关情况向公司主管领导汇报。

  8.6.提出异议、变更、解除合同必须采用书面形式,以挂号、特快专递寄发或由对方签收,投递或签收凭证作为合同组成部分交由合同管理人员保管。对于重大合同变更、解除的通知,应向公证机关办理公证送达手续。

  8.7.变更、解除合同的协议尚未达成或未被批准之前,原合同继续有效,仍应履行。

  8.8.变更、解除合同的日期,以当事人双方所达成协议的约定为准。

  9.合同纠纷的处理

  9.1.合同履行中,如遇下列情形之一者,有关人员应于知道或应当知道之日起2日内向公司主管领导作出书面报告:

  9.1.1.发生经济损失或争议的;

  9.1.2.变更、中止或解除合同,给公司造成经济损失或严重影响公司声誉的;

  9.1.3.我方违约或我方无法继续履行合同的;

  9.1.4.对方直接向公司索赔或通过仲裁、诉讼向公司索赔的;

  9.1.5.我方直接向对方索赔或通过仲裁、诉讼向对方索赔的。

  9.2.处理合同纠纷,应坚持协商解决的基本原则,在维护公司合法权益的基础上,分清是非责任,妥善解决。

  9.3.对经过协商仍无法解决的纠纷,应由承办人或合同管理人员将有关情况的书面说明报送财务部门。财务部门审查后,根据具体情况出具法律意见书并在收到情况汇报后5日内反馈回公司,公司须将按法律意见书处理争议的情况形成书面报告报财务部门。

  9.4.合同纠纷协商处理的,应考虑协商不成时,有申请仲裁或起诉的足够时间,以免丧失法定时效。对确实无法协商解决的纠纷,除法律另有规定外,在知道或应该知道权利被侵害之日起二年内提起诉讼或仲裁。

  10.合同文书的管理

  10.1.公司对合同文书一律进行编号建立台帐,合同台帐应记载:序号、合同号、签约日期、合同标的、承办人、履行情况及合同、变更、解除和是否违约等事项。合同台账由公司合同管理员负责编制,并按季度报送财务部门备案。

  10.2.合同履行完毕后,合同承办单位应将有关合同资料及时归档。

  10.3.合同档案的范围:合同文本(正、副本)、对方资信证明、有关合同的往来文书、信函、电报、电话记录、广告、授权委托书及招、投和中标书等其他各种相关的凭证、原件或复印件。

  10.4.合同档案由合同管理人员负责统一编号、装订、存档。合同管理人员负责将合同档案立卷后移交档案室。

合同管理办法篇5

  第一章目的与依据

  第一条为防控商业与法律风险,提高公司经济效益,明确合同管理程序,减少因合同签订、履行过程中不规范行为导致的纠纷,有效维护公司的合法权益,依据法律、行政法规及公司章程等相关法律文件的规定,结合我公司实际情况,特制定本管理办法(以下简称“办法”)。

  第二章适用范围

  第二条本办法适用于公司及其下属分子公司(以下统称“公司”)。

  第三条本办法适用于公司与自然人、法人及其他组织之间因设立、变更、终止民事权利义务而订立的所有合同文件,包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书、备忘录、会议纪要等名称的文件(以下统称“合同”)。

  与合同权利义务有关的联系函、通知、催告、声明、申请等单方文件的管理程序参照合同管理程序执行。

  第四条本办法不适用于劳动合同,其管理制度由公司另行规定。

  第三章合同形式

  第五条公司与自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务的,均应当订立合同;公司订立合同

  均应当采取合同书形式,本办法另有规定的除外;

  第六条凡国家或本公司有标准文本或示范文本的,应当优先适用,并应按照标准文本或示范文本的要求填写。无国家或本公司标准示范合同文本,合同的起草工作应争取由己方或以己方为主承担,语言应严谨、简练、准确,条款齐全,权利义务明确。

  第七条下列事项可以选择采取口头形式:

  (一)公司下列情形的销售:

  1、零售且钱物能够同时交割的;

  (二)公司采购商品或服务同时符合下列条件的:

  1、采购的商品有连续的、稳定的、公开的交易场所,如商场、店铺、柜台等;采购的服务是临时的、个人提供的、金额较小的且无专业技术要求的;

  2、采购的商品或服务不需要预付钱款的';

  3、公司不要求商品或服务的提供者履行相关特定义务的。

  第四章合同主体

  第八条订立合同的主体必须是具有民事权利能力与完全民事行为能力的自然人、法人和其他组织,如有限公司、股份公司、事务所、合作社及年满18周岁且精神正常的自然人等。

  公司的内部部门不得对外订立合同;公司不得与其他企业、机关或组织的内部部门或机构订立合同,也不得与其他企业、机关或组织单位签订与该单位经营范围、履约能力明显不相符的合同。

  第五章合同内容

  第九条合同有示范文本或格式文本的,合同内容由经办人根据示范文本或格式文本的要求填写;无上述文本的,由经办人提请行政人事部草拟。

  第十条公司订立的合同应当至少包含以下内容:(一)当事人的名称、住所:

  合同中载明的当事人名称应当与资信文件名称、印章名称保持一致;合同中应当载明当事人的住所地,实际住所地与登记住所地不一致的,填写实际住所地。

  (二)合同标的:

  合同标的应具有唯一性、准确性,买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

  (三)数量:

  合同应采用国家标准的计量单位,一般应约定标的物数量,长期经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如以实际订单确定等)。

  (四)质量:

  有国家标准,行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求。

  (五)价款或报酬:

  价款或者报酬应在合同中明确,采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如电汇、信汇、票据、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付;价款或报酬一般均应当约定含税。

  (六)履行期限、地点和方式:

  履行期限应具体明确定,无法约定具体时间的,应在合同中约定确定履行期限的方式;合同履行地点应力争作对本方有利的约定,如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级;合同中一般应约定确认交付或履行的手续,即合同履行的标志,如托运单、送货单、验收单(书)、确认单(书)等。

  (七)合同的担保:

  原则上不在合同中约定担保条款;对部分重大合同,公司根据实际情况研究决定需要设定担保条款的,担保条款根据公司决定执行。

  (八)合同联系制度:

  履行期限较长的合同应当约定合同双方联系制度,如联系人姓名、电话、通信地址、电子邮箱等;如无特殊情况,合同经办人即为本公司一方的合同联系人。

  (九)违约责任:

  根据法律作适当约定,注意合同的公平性。

  (十)解决争议的方式:

  解决争议的方式可选择诉讼或仲裁,原则上优先选择诉讼;选择诉讼的,一般应同时选择由公司所在地有管辖权的人民法院受理;选择仲裁的,一般应同时选择由合肥仲裁委员会受理。

  (十一)合同生效条件:

  公司订立的合同应至少设臵以下生效条件:

  1、公司盖章;

  2、法定代表人签字或被授权人签字。

  第六章合同经办

  第十一条公司各部门应当根据其职责范围确定其所应经办合同的种类。

  第十二条合同经办部门发生争议的,即各部门均认为相应合同不应由本部门经办或两个以上部门均认为相应合同应由本部门经办,依照最密切联系原则确定合同经办部门,即由与合同联系最紧密的部门经办该合同,并按照下列顺序确定:

  一、由部门职责与该合同事项最接近的部门经办;

  二、该合同的签订是根据某部门的要求或配合某部门工作的,由该部门经办。

  第十三条不能依照上述规定确定合同经办部门的,由行政人事部经办。

合同管理办法篇6

  合同管理

  一、 总则

  一、为加强公司合同管理,预防和减少合同纠纷,保障公司合法权益,制定本细则。

  二、本细则适用于公司各部门和分公司的合同管理工作。

  三、部门和分公司,依照《中华人民共和国合同法》及有关法律法规的规定,对外签订的明确双方权利义务的书面合同(有关身份关系的合同除外),应适用本细则。

  四、部门和分公司应建立健全合同管理制度,认真落实合同管理工作。

  五、任何单位和个人不得利用合同从事违法活动,扰乱公司经营管理秩序,损害公司利益、国家利益或社会公众利益。

  六、公司合同的管理、承办、审核、履行和档案管理人员等,对合同负有保密义务,严禁泄露公司商业秘密。

  二、 合同管理机构

  一、公司的合同管理,实行合同综合部门管理、专业职能部门、承办部门和履行部门管理相结合的原则。

  二、公司行政部是合同综合管理部门,其主要职责是:

  (一) 拟订合同管理制度并负责组织实施。

  (二) 对合同管理工作进行业务指导、监督和检查。

  (三) 拟订公司合同范本,并推行使用。

  (四) 参与重大合同、重要合同的可行性研究、谈判和文本起草工作

  (五) 审核公司对外签订的合同。

  (六) 会同合同承办、履行部门参与合同纠纷、案件等处理。

  (七) 对合同管理的相关人员进行法律知识培训。

  (八) 其他应当由合同综合管理部门承担的职责。

  三、公司应配备专职法律人员负责合同管理,分公司应指定专人协助专职法律人员进行合同管理工作。专职法律人员应具有法律专业本科学历及法律职业资格(或律师职业资格、企业法律顾问资格),分公司指定的协助人员应具有一定的法律业务素质。

  四、财务部及各业务部门是合同的专业职能管理部门,其职责是参与合同管理,以法律法规及公司的相关规定为依据,从各自的职责和专业角度对合同进行专业审核和监督。

  五、合同承办部门是指负责合同的谈判、拟定和签订的部门,其职责是:

  (一) 负责对市场需求进行可靠、合理的预测,对投入产出进行经济、准确的核算。

  (二) 负责对合同相对方资信状况、履约能力的调查。

  (三) 牵头组织合同的谈判、拟定。

  (四) 提请有关部门审核其承办的合同。

  (五) 依公司相关规定具体负责合同的订立、变更和解除。

  (六) 负责在合同签订后及时将合同原件移交档案部门存档。

  (七) 在行政部指导下处理合同纠纷。

  (八) 建立本部门的合同档案,指定专人负责合同管理。

  (九) 其他应由承办部门承担的职责。

  财务部门负责承办需经过招投标签订的合同,其他业务部门负责承办不需要经过招投标的合同和其他业务合同。由公司作为赠予方、赞助方的赠予合同、赞助合同由行政部承办。

  六、合同履行部门是指具体履行合同的部门,其职责是:

  (一) 严格按照合同约定履行合同,防止合同纠纷的发生。

  (二) 负责提请合同承办部门变更或解除合同。

  (三) 在行政部指导下处理合同纠纷案件。

  (四) 在合同审核流程中负责审核将由本部门履行的合同。

  (五) 建立本部门的合同档案,指定专人负责合同管理。

  (六) 负责在合同签订后及时将合同原件移交档案部门存档。

  (七) 其他应由承办部门承担的职责。

  三、 合同的管理权限

  一、部门和分公司不得以部门名义对外签订合同,所有合同必须以公司名义签订。

  二、 以下合同经公司内部审核以后,由公司统一审核管理:

  (一) 融资借款合同。

  (二) 担保合同。

  (三) 合资合作合同。

  (四) 资本变动合同。

  (五) 对外投资合同。

  (六) 设立新实体合同。

  (七) 需要以公司名义签订的各种业务合同。

  三、公司拟签订以下合同的,应将草拟的合同文本及相关资料报公司业务归口部门,按审核流程审核:

  (一) 合同金额在人民币一百万元以上(含一百万元)的合同。

  (二) 经营、办公和生产用房的买卖、建设施工、装修、监理及出租(市分公司为出租方)合同。

  (三) 第十四条规定统一由总部管理的合同。

  (四) 各类借贷、设备租赁合同。

  (五) 其他需要公司审核的合同。

  四、 合同的订立

  一、合同必须以书面形式订立,并使用国家有关部门颁布的标准合同文本或行政部提供的公司合同范本;没有标准文本或范本的,合同的格式应符合有关法律法规和规章的规定。以传真、电子邮件或其他网络数据传输方式订立的合同,应在合同成立后书面确认。

  二、一般情况下,对外签订合同均应使用合同范本(包括国家标准文本和公司范本)。合同承办部门未使用合同范本的,应经主管副总经理批准,并由承办人在合同审批表中说明原因。

  合同范本仅对某类合同的一般性条款作出约定,具体条款如标的、规格、数量、履行地点和时间、价款、支付方式、质量技术标准、验收标准、试运行期、保修等条款,由承办部门根据具体情况约定并填写。

  合同的法律性条款包括保密、知识产权和其他民事权利的保护、违约责任、不可抗力、争议的解决、合同的生效等,不得做不利于公司的修改。

  承办部门对合同范本进行修改的,必须在审核合同时向审核部门明示。

  三、合同一般应具备下列条款:当事人的名称、地址、开户银行;标的;质量技术标准、规格和数量;价款及支付方式;履行期限、地点和方式;验收;违约责任;合同争议的解决方式;合同签订的时间、地点等。

  (一) 其中通信设备买卖或工程合同还应包括包装、运输、保险、安装、初验和终验、技术服务和保修条款;涉及知识产权的合同还应包括知识产权的归属、许可、保护和纠纷的处理条款等。

  (二) 合同争议的解决方式条款:约定诉讼方式的,应尽量约定双方发生与合同有关的争议无法协商解决时,应向我方所在地法院提起诉讼;约定仲裁方式的,应尽量选择公司所在地的仲裁机构,并载明所选仲裁机构的名称。

  (三) 适用法律条款:涉外合同应优先选择适用中国法律。如对方当事人不同意选择适用中国法律,应尽量选择适用第三国(地区)法律。

  (四) 文字效力条款:合同文字效力应以中文文本为准。

  四、订立关联交易合同应符合国家法律和有关规定,遵循有序竞争、同等优先的原则。

  一、合同订立前,合同承办部门应从以下方面对合同相对方的主体资格、资信状况及合同内容进行调查和确认:

  (一) 合同对方的主体资格应合法,具有相应的履约能力和信用,必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件;合同相对方现时不涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。

  合同对方应具有经年检的合法营业执照,其核载的内容应与实际相符;拟订立合同内容应符合合同对方的经营范围,涉及专营许可的,应具备相应的许可、资质证书。

  (二) 对方不是法人或拟签约人不是法定代表人时,还应提供合法、完备的授权委托书原件。涉及代理的,对方还应提供合法、完备的代理资格证明。

  (三) 项目、工程、设计、设备或软件的技术应先进科学,符合实际使用或应用的要求。质量技术标准、验收标准和技术服务等条款应明确、具体并具有可操作性。

  (四) 合同业务应具有较好的市场前景和需求,预计可为公司产生较好的收益;合同内容不与相关行业规定矛盾。

  (五) 合同的价款应合理。

  (六) 应适用合同范本;商务条款应合理并符合相关规定。

  (七) 合同的主要条款应与中标标书内容一致,合同价款应与中标价格一致。

  (八) 合同标的应有项目列支和可研批复;临时性项目和可研未批项目应经分管总经理批示。

  (九) 合同金额应在可研批复额度之内。

  (一十) 建设工程或通信工程施工、监理合同的内容应符合通信管理部门相关规定,合同对方及其分包方应具有相应的资质。

  五、合同谈判由合同承办部门牵头,进行技术、业务支撑、商务、法律论证,提出论证方案,作为谈判的依据。其中重大、重要合同应组成谈判小组,谈判小组由技术、业务支撑、财务、法律等相关人员组成。

  六、合同谈判中,如需向对方当事人提供涉及公司商业秘密的文件资料,应与对方当事人在合同中载明保密条款与其签订保密协议。

  七、签订合同应当按照第五章规定的审核流程办理。

  八、合同承办和履行部门应确定具体的负责人,负责自合同签订前的意向协商直至合同履行完毕的全过程的工作,合同具体负责人应具备相关的法律和业务知识。合同具体负责人在工作中,必须维护公司的合法权益。

  九、 对外签订合同,一律加盖公司公章,不得使用内部机构章或财务专用章。

  五、合同的审核

  一、签订合同前应严格按照审核流程审核合同。未履行审核程序的合同,除经公司领导事先书面授权外,不得签字盖章,财务部也不予办理结算事宜。

  二、公司相关部门应严格按照职责分工,高质高效地完成合同审核工作。

  三、审核流程如下(详见附件一):

  (一) 专业审查包括:技术业务部门、计划财务部。

  (二) 综合审查:行政部

  (三) 承办部门按审核意见修改。

  (四) 主管副总经理签署意见、总经理签约或授权。

  对于设备买卖、技术服务、软件、工程设计、施工、监理等合同,如不须经过招标、且承办部门不是计划财务部的,应经过财务部的审核;除此之外的其他合同不经过财务部审核。

  四、合同相关技术、业务或支撑部门负责审核的内容是:

  (一) 项目、工程、设备或软件的技术应先进科学,符合实际使用或应用要求。技术或业务条款明确、具体和完备。

  (二) 技术措施完备、可行,技术标准和参数科学、真实。

  (三) 通信设备符合选型委员会确定的产品目录。

  (四) 质量技术标准、验收标准和技术服务条款应明确、具体并具有可操作性。

  (五) 可以提供技术业务支撑。

  (六) 合同业务应有较好的市场前景和需求,预计公司将有良好的收益;与相关行业规定不相矛盾。

  (七) 其他应由技术、业务或支撑部门审核的内容。

  上述技术、业务或支撑部门是指以下部门:

  (1) 合同项目所在部门或实际负责合同履行的部门。

  (2) 需要提供业务支撑的部门。

  五、 计划财务部负责审核的内容是:

  (一) 价款、酬金的确定及运输、保险条款应合法、合理、完备。

  (二) 价款的结算支付方式明确、具体、合法。

  (三) 资金、资产的使用效果具有财务可行性。

  六、 行政部负责审核的内容:

  (一) 当事人具有合法的主体资格。

  (二) 合同内容、形式和程序合法、有效。

  (三) 合同条款具体完备。

  (四) 合同文字表述严密、规范、准确。

  (五) 合同履行了审核程序。

  (六) 其他应由行政部审核的内容。

  七、承办部门提请相关部门审核合同应提供以下资料:

  (一) 合同审核表(已印发),写明合同的主要情况,并经承办人和部门领导签字。

  (二) 合同文本和附件,包括电子文本。

  (三) 对方当事人的营业执照、资质证明及授权委托书。

  (四) 相关的文件、签报和批复等。

  (五) 其他需要提供的材料。

  八、合同承办部门将上述材料送相关审查部门审核会签。行政部完成审核后,将各审核部门的审查意见退回合同承办部门。

  承办部门应当结合审核意见对合同进行修改,并经公司领导批准、签字后,送行政部加盖合同专用章。

  九、审核部门领导及具体审核人应在审核表上签署意见。审核意见应明确、具体。

  十、按照审核流程审核合同时,需注意以下事项:

  (一) 不涉及电信技术问题、且不需招投标,如广告代理发布合同、宣传品制作合同等,只经过财务部和行政部的审核。

  (二) 承办部门应将合同提交给所有可能涉及的技术业务支撑部门,不得规避。

  (三) 专业审查部门(即技术业务支撑部门、计划财务部)应在1个工作日内(重大合同2个工作日)完成审查,并在合同审核表中写明审查意见后,送交下一个审查部门。最后一个专业审查部门将合同送交行政部,进行综合审查,行政部应在2个工作日内(重大合同4个工作日)完成审查,并在合同审核表中写明审查意见后,交合同承办部门。

  (四) 对于审核意见,合同承办部门没有或部分修改的,在报公司领导审批前,合同承办人必须在合同审批表上 书面注明,否则视为已经全部修改。

  (五) 合同签订后两个工作日内,合同承办部门应将合同正本和合同审核表原件交行政部归档。

  十一、审查部门认为合同对方不完全具备履约能力或资信不明的,承办部门应要求对方就其履约能力提供担保,无可靠担保财产或担保人,不得与之签约。

  十二、合同对方具有下列情况之一的,不得与之签订合同:

  (一) 资信不明或资信状况不好的。

  (二) 履约能力差或无履约能力的。

  (三) 合同标的价值超过签约当事人固定资产或注册资金的。

  (四) 超出经营范围的。

  (五) 无法人资格未经授权委托的。

  (六) 签约人非法定代表人未经授权委托的。

  (七) 有证据证明对方经营状况不良、资不抵债,或涉及重大债务纠纷,企业法定代表人涉嫌犯罪的。

  (八) 其他违反法律、法规和规章的。

  十三、各承办部门使用合同审核表应严格遵守以下条款:

  (一) 部门和分公司必须安排专人负责合同审核表的管理。

  (二) 合同审核表由行政部统一印制,按序号段发放给各部门、分公司,并做好记录。

  (三) 合同经办人若需使用合同审核表,需到所在部门确定的合同审核表管理人员处领用。合同审核表管理人员务必做好记录,登记事项必须至少包括领用日期、合同审核表序号、合同名称、领用人签名、使用情况说明等。

  (四) 合同审核表不得涂改。在合同审核的过程中若出现任何审核环节未经审核通过或书写错误,合同经办人均需将合同审核表交回所在部门合同审核表管理人员处,由管理人员销毁并作相应的记录。合同经办人若需修改合同内容后再行审核,需重新领用新的合同审核表。

  (五) 若合同经办人在领用合同审核表后将审核表遗失,需速到各部门合同审核表管理人员处说明情况,并由管理人员作好记录。

  (六) 合同经办人在制作合同时,除在合同名称右下方,合同正文右上方书写“合同编号:”外,还需在“合同编号:”前书写“合同序号:”,并在领用合同审核表后将审核表左上方的红色序号填写在“合同序号:”一栏中。

  (七) 合同经办人在合同审核过程中,若通过正常审核流程,需将合同审核表已正常使用的信息反馈给本部门合同审核表管理人员。

  公司行政部负责合同审核管理的监督和检查。行政部将定期对各部门、分公司的合同审核表使用、登记情况进行检查。

  一十、 合同的签约权限

  一、公司合同均由公司总经理或由总经理授权公司副总经理签订,其他人员均无权签订合同。

  二、公司拟签订的以下合同,经总经理办公会讨论后,由总经理签订或由总经理授权签订:

  (一) 合同金额人民币五十万元或人民币五十万元以上的。

  (二) 与其他电信运营商、合作伙伴或重要客户签订的重大业务或合作合同。

  (三) 赠予、赞助合同。

  (四) 其他重大合同。

  一十一、 合同的履行、变更和解除

  一、依法生效的合同,应当全面认真履行。合同履行部门应接受合同管理部门对履行情况的监督检查。

  二、除公司领导事先授权,合同正式签订前,不得实际履行合同。

  三、合同承办部门和履行部门不是同一部门的,两部门应建立相应的交接手续,并对合同的履行情况及时沟通。

  四、公司未能按约定履行合同时,合同履行部门应及时向部门领导汇报,同时通知行政部。合同履行部门应与对方当事人积极协商,采取必要措施,避免或减轻公司法律责任和经济损失。

  五、如对方当事人不履行或不全面、不适当履行合同,合同履行部门应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出书面异议(异议文书须事先经行政部审核),同时合同履行部门应及时向部门领导汇报,尽量与对方当事人协商,用书面形式要求其继续履行合同。

  六、与合同有关的协议、文本、电报、电传、信件、图表、会议纪要等文字材料和单据、凭证等,均属合同相关文件的组成部分,承办人应妥善保管并存档。

  七、合同签订后,经合同双方协商一致需要变更或解除合同的,由合同履行部门提请合同承办部门将原合同审核表、原合同及拟签订的变更或解除合同一并送原审查部门,按原审核程序审核。但只涉及合同金额变更的,只经过财务部和行政部审核;只涉及技术条款变更的,只经过相关业务或技术部门和行政部审核。

  八、变更、补充或解除合同,必须采用书面形式。

  九、合同履行完毕后,合同履行部门于十日内将合同正本及第四十六条规定的资料移交本单位档案部门存档,履行部门与档案部门应建立书面交接手续。

  十、公司建立合同动态分析制度,承办和履行部门应定期分析合同履行情况,及时发现合同履行中的问题,确保合同正常履行。

  一十二、 合同的检查

  一、合同终止后,承办部门及(或)履行部门应做好合同项目的检查验收、合同结算和付款凭证的审核工作,并按规定办理入帐、工程成本核算和有关资料整理及归档保管工作。

  二、各分公司应建立相应的合同检查和统计制度,定期检查合同签订和履行情况。

  一十三、 合同的纠纷处理

  一、合同履行中发生争议时,应当在法定或约定的期限内,采取以下方式处理:

  a) 协商解决。

  b) 依法提请上级主管机构调解。

  c) 根据合同约定的争议解决方式解决。

  d) 依法提起诉讼或申请仲裁。

  二、为避免和减少合同纠纷案件,出现合同争议时应尽量通过协商方式解决。

  三、合同发生诉讼、仲裁等纠纷(以下简称纠纷)时,合同履行部门应立即将纠纷情况报告分管副总经理,同时主动会同行政部和其他相关部门,研究解决方案。

  分公司应将发生的纠纷上报公司行政部。

  四、合同纠纷的解决方案应通过公司总经理的批准。行政部负责选聘律师,并办理授权、出庭和相关手续。合同履行部门及(或)承办部门应指定专人配合行政部法律事务员和外聘律师处理纠纷。

  五、需要行政部协助处理的合同纠纷案件,合同履行部门及(或)承办部门应提供下列资料:

  (一) 案由、案情的说明及相关证据。

  (二) 合同及与合同有关的协议、文本、电报、电传、信件、图表、会议纪要等文字材料和单据、凭证等复印件。

  (三) 其他仲裁、诉讼所需的材料。

  六、经人民法院和仲裁机构作出的生效判决、裁定或裁决,公司应当执行。

  七、合同纠纷案件结案后,市分公司应将有关材料立卷归档,并报省分公司行政部备案;重大合同纠纷案件,自纠纷发生之日起三个月尚未解决并将发生坏账报损的,应按财务规定书面上报省分公司。

  合同纠纷案件结案后,有关责任部门和县分公司应就纠纷案件涉及的问题进行总结和整改。

  一十四、 合同档案的管理

  一、行政部应建立合同档案,指定专人管理。各部门、县分公司应指定专人配合行政部做好合同档案管理工作,并规范属于本部门范围的与合同相关的档案资料。

  二、合同档案应包括谈判记录、来往函件、传真、电话记录、电子邮件、图表、声像制品、合同文本、合同审核表及合同履行期间变更、解除手续等资料。

  三、合同应按公司档案管理规定及时归档。

  第十一章 奖惩

  一、公司合同管理实行审批责任制。合同承办、履行、审核的部门和人员,对合同履行中出现的问题负有解决、处理的责任。其中,合同承办人和部门审核人是第一责任人,在合同管理方面需承担首要责任。

  二、公司合同管理与绩效考核挂钩,实行加、扣绩效考核分制度,绩效考核分级次分别为1分、3分、5分。公司行政部和人力资源部是合同管理的考核部门。

  三、对在合同管理工作中,规范执行本细则取得显著成绩的个人、部门或县级分公司给予表彰并加绩效考核分3分。在合同管理工作中为本单位避免、挽回重大经济损失的个人、部门或县级分公司加绩效考核分5分并给予表彰。

  四、对合同管理混乱、存在纠纷隐患,影响公司正常经营活动的个人、部门或县分公司,责令其限期整改,并追究有关人员责任。

  五、凡有下列情况之一的,公司将给予个人警告和部门绩效考核扣1分的处罚:

  (一) 不按照合同审核流程申请审核,经教育后仍不改正的。

  (二) 在合同签订、履行过程中失职、渎职尚未造成后果的。

  (三) 遗失合同、合同相关资料尚未造成后果的。

  (四) 违反本细则第四十二条,尚未造成后果的。

  (五) 其他情况。

  六、凡有下列情况之一的,公司应追究责任人的行政、经济责任;构成犯罪的,移交司法机关依法追究刑事责任:

  (一) 未经授权或超越授权范围以公司名义对外签订合同的。

  (二) 违反合同审核程序对外签订合同的。

  (三) 对所承办的必备或重要条款未加约定、约定不清或在签订合同时漏填重要内容的。

  (四) 在合同签订履行过程中以权谋私、泄露商业秘密或玩忽职守的。

  七、合同未签订而提前履行的(公司领导事先授权的除外)或未经授权、越权签订合同,不管是否造成经济损失的,财务部不予支付款项,由公司监察部门予以查处。

合同管理办法篇7

  为确保基金会各项业务活动的顺利开展,加强项目及合同管理,特制定本制度。本制度中所称合同是指:基金会因对外捐赠、日常管理而开展的所有项目与受赠方或合作对象订立的各类协议文件及其附件,及有关的补充协议、意向书、备忘录等合同性法律文件。

  一、立项要求

  1.项目经办人需对该项目进行前期调研,提出项目可行性研究报告。

  2.项目评估小组进行项目评估,并提出评估意见。

  3.一般项目由理事长办公会议研究批准,重大项目经理事会审查批准。

  4.贯彻项目问责制。项目经办人要对该项目可行性研究报告所涉及的基本事实的真实性负责。

  二、合同起草

  合同文本由基金会办公室负责起草,并由基金会办公室领导初审。

  三、合同的审查与责任

  1.对外签订合同,应贯彻“先审后签”的原则,所有合同在签订之前,都必须经法律部门审查并签署意见。

  2.合同一般以书面形式报审。承办部门需将待审查合同草本及相关材料,如:批复、函电、可行性报告、资信调研、以及必要的情况说明等,送法律部门审查。法律部门收到送审文件完成审查并签署意见,报理事会领导审阅。

  3.项目经办部门对合同出现的下列问题负责:未按规定履行法律手续,使合同条款出现重大缺陷而给基金会造成损失;不认真对待法律部门建议,致使合同出现法律问题或酿成纠纷而给基金会造成损失;视损失情况进行严肃处理。

  4.法律部门对合同中出现的下列问题负责:在规定时间内完成法律审查工作,延误了合同谈判和签约进程;法律审查发生重大失误给基金会造成损失;视损失情况进行严肃处理。

  四、合同的签订

  1.合同经法律部门审查后,由基金会报理事会领导签署意见后,才能对外正式签署。

  2.合同文本的尾页上应由法人代表或法人代表授权人签名、加盖基金会公章,并加盖骑缝章。

  五、合同的履行

  1.合同签订后,基金会及合作对象应严格按合同约定履行义务。

  2.合同履行需几个单位配合完成的,由基金会领导协调公司领导指定主管单位,由主管单位负责与其他相关单位协调。

  3.要加强合同履行全过程的跟踪管理,防止发生纠纷。合同履行过程中,如果由于职能部门和经办人的过错造成基金会单方面违约、从而酿成纠纷的,应由职能部门和经办人负责,造成经济损失的应予赔偿。

  六、合同纠纷的处理

  1.在合同履行过程中若出现纠纷,基金会办公室和经办人应及时通报法律部门并做好处理纠纷的有关准备。

  2.合同纠纷首先通过双方协商或调解解决,协商达不成一致的可以诉诸法律。

  3.通过司法途径解决的合同纠纷案件,应经基金会法定代表人批准授权,由律师代理基金会处理。

  4.处理合同纠纷案件中的责任。发生合同纠纷以后,基金会办公室应及时报告,不得擅自处理,积极配合调查取证,协助法律部门处理。法律部门接到纠纷情况报告后应及时立案,并根据有关材料出具法律意见书,报基金会相关领导按法律程序处理。

  七、合同的档案管理

  1.凡基金会对外签订的合同,除合同必备的条款外,应当在合同后附有各方当事人的地址、联系人、联系电话等内容。

  2.合同签订后,合同正本及所有洽谈资料原件应整理成卷,交基金会办公室统一保管。

  3.合同履行时,项目承办部门应建立合同大事记,记录合同履行中的重要情况,妥善保存往来函电。

  八、附则

  1.本办法的修改权、解释权属基金会。

  2.本办法自2018年9月1日起执行。

合同管理办法篇8

  第一章 总则。

  第一条  为规范单位的合同行为,预防和减少合同纠纷,防范合同风险,根据《中华人民共和国合同法》《行政事业单位内部控制规范》及有关法律、法规等规定,结合单位实际,制定本办法。

  第二条,单位签订合同、协议等合意法律文件(包括意向书、承诺书、确认书、合同的认可,以下简称合同),适用本方法。

  第三条,签订合同应当确定承包部门、承包人及其主体负责人,积极履行以下合同的管理责任

  (一)负责提交合同项目,调查合同对象的主体资格、信用和履约能力等情况。

  (二)组织合同项目的谈判和谈判。

  (三)申请授权委托。

  (四)起草合同文本。

  (五)负责合同提交审查、备案。

  (六)负责合同和相关资料的整理和备案。

  (七)负责处理合同变更、解除和纠纷。

  (八)合同涉及政府秘密和商业秘密的,应当做好保密工作,严格执行保密法和相关法律法规的规定。

  第二章是合同制定的。

  第四条,在签订合同之前,承包部门应对合同对用进行初步调查,审查对方营业执照和组织机构代码证、个人身份信息、经营范围、法定代表人身份证、授权委托书是否合法,审查对方民事行为能力、资产、资产、

  第五条,签订的合同应由公司法定代表人或委托的代理人签订。委托代理人签订的,必须持有法定代表人证明和授权委托书。

  第六条,签订合同,必须书面形式,可以参考有关主管部门制定的示范文本。

第七条  合同一般应当具备以下条款:

(一)合同主体的名称或者姓名和住所。

(二)合同标的或者项目的详细内容。

(三)数量、质量。

(四)价款或者报酬及支付方式。

(五)合同当事人的权利和义务。

(六)履行期限、地点和方式。

(七)违约责任及赔偿损失的计算方法。

(八)合同变更、解除及终止的条件。

(九)合同争议解决方式。

(十)生效条件、订立日期。

第八条  订立合同不得有下列内容:

(一)超越单位职权范围的承诺或者义务性约定。

(二)违反法律规定以单位作为合同保证人。

(三)其他违反法律、法规、规章强制性规定或者损害国家、社会公共利益的约定。

第九条  订立合同时应当注意以下事项:

(一) 选择合同争议解决方式时,应当优先选择本地人民法院或者仲裁机构,涉外合同应当优先约定适用我国法律和仲裁规则。

(二)合同涉及政府秘密或者商业秘密的,应当做好保密工作,按照保密法及相关法律法规执行。

第十条 合同、协议的印章加盖

(一)单位订立的合同、协议加盖单位合同专用章,按第二条、第五条办理。单位组织的会议、培训加盖单位合同专用章。

 (二)处室订立合同、协议。

1.在单位集中组织招标的定点机构下续的合同协议签订时,可由承办处室加盖部门处室公章;

2.在政府采购目录内已由政府集中采购的定点单位且金额在五万元内的下续合同协议可由承办处室加盖处室公章;

3.在单位年度预算中明确具有连续性并以处室组织的会议、培训、集训合同协议事项,加盖部门、处室公章。

第三章 合同送审

第十一条  承办部门应当在合同拟签订日期前5日内将合同拟订文本等相关资料送交办公室审查。

第十二条  合同承办部门在合同报送审查时,应当填写合同审批表,同时一并报送以下材料:

(一)合同草拟文本(含电子版);

(二)合同主体资格、资信证明及履约能力材料;

(三)依法需要论证、评估、审批的材料;

(四)对合同条款内各方的特别义务或义务不对等内容的书面说明材料。

(五)通过招投标产生的合同应提供招投标文件及工作台账,作为办公室合同审核依据。

第十三条 办公室就合同有关问题向合同承办部门提出询问的,承办部门应当即时回复;不能即时回复的,应当在1个工作日内以书面形式回复。

第十四条  合同签订部门有下列情形之一的,不予拨款,产生一切法律后果由签订部门主要负责人、签订人及相关人员自行承担:

(一)未经审查即签订合同的;

(二)未按照审查意见进行修改即签订合同的;

(三)经审查后,对未提出修改意见的条款进行私自修改后签订合同的;

(四)订立的合同未经加盖骑缝章的。

第四章 档案管理

第十五条  合同订立履行过程中形成的下列材料,应当及时收集、立卷归档:

(一)合同正式文本、补充协议、依法不再履行的合同;

(二)合同订立的依据、批准文件;

(三)合同相对方身份证复印件或双方的法定代表人身份证明、授权委托书;

(四)合同订立双方洽谈的主要情况(记录),对方的执照、资质、资信、证书、委托书等资格证明文件;.

(五)合同涉及的评估、招投标等文件资料;

(六)价款或酬金计算依据、预算资料等;

(七)投资、合作项目的可行性研究报告、批复文件等;

(八)来往电函、会谈纪要;

(九)合同审批表;

(十)法院的判决书、仲裁机构的裁决书;

(十一)其他需要归档的资料。

第十六条  合同承办人在对合同档案收集、整理、归档的过程中,应审查各类合同是否按照本办法的要求,经过了相应的审核、批准环节。

第十七条  承办部门应做好合同档案的使用登记工作,充分发挥合同档案在单位合同检查、清查、合同损失调查、合同项下的资产利用等方面的作用。

第十八条  合同承办人应协助单位档案管理部门做好合同档案的收集、整理工作,及时移交合同签订、履行及争议处理过程中产生的相关资料。

第十九条  单位档案管理部门应当结合合同履行的期限、标的额、标的物的性质、合同重要程度、合同的风险层级等因素,确定合同档案的存放保管期限。

第二十条  合同档案保管情况列入档案管理年度检查范围。

第二十一条  合同档案的归档文件整理方法参照单位文书档案整理方法。

第五章 风险预警

第二十二条  合同订立后,相关部门和人员应全面履行合同,并负责及时处理合同履行中出现的问题。应督促合同相对方履行合同,如发现对方不按约定履行合同,应及时向分管领导或主管领导报告有关情况,并应及时以书面形式向相对方提出异议并保留相关证据材料。

第二十三条  合同履行过程中发现的一般合同风险由承办部门自行负责处置。

第二十四条  合同履行过程中,承办部门发现对方严重违约,或者发生合同变更、合同转让等异常情形,可能影响实现合同目的或者产生其他重大法律风险时,应当进行合同风险预警报告。

第二十五条  对具有下列情形之一的合同风险,承办部门应当向办公室、单位领导进行报告:

(一)合同内容发生了重大变化,当事人双方经协商不能达成一致意见的;

(二)订立合同一方,将自己在合同中的权利、义务全部或部分转让给第三方的;

(三)合同当事人一方或者双方发生预期违约、届期违约、或者根本违约情形的;

(四) 收到对方的催告、异议、律师函或涉及法律问题的通知的;

(五)合同一方经营状况严重恶化;

(六)合同一方转移财产、抽逃资金,以逃避债务;

(七)合同一方丧失商业信誉;

(八)合同一方有丧失或者可能丧失履约能力的其它情形;

(九)发生重大情势变更事项的;

(十)出现不可抗力情形的;

(十一)其他需要进行风险预警的重大情形。

第二十六条  合同风险预警报告应包括以下内容:

(一)争议合同文本及相关补充协议;

(二)合同订立和履行情况的说明;

(三)合同风险的主要内容及我方初步处理预案;

(四)需要论证的问题明细;

(五)证据材料及清单;

(六)需要提交的其他资料。

第二十七条  办公室应当在3个工作日内,对合同风险预警报告提出法律意见。对特别重大的合同风险预警报告,办公室认为有必要时,可以召开专家论证会。召开论证会的时间不包括在3个工作日内。

第二十八条  对需要聘请律师参与处理合同风险或非诉讼合同谈判的,由办公室根据情况委派专业律师。

第二十九条  对合同履行中出现的重大风险,承办部门应当向单位领导汇报。

第六章 争议处理

第三十条  合同难以继续履行或发生纠纷时,应首先釆取协商、调解方式解决。经协商或调解达成一致意见的,应当签订书面协议。协商或调解不能达成一致意见的,可按合同约定的仲裁或诉讼方式解决纠纷。

第三十一条  本办法所称合同争议,仅指承办部门与对方当事人在合同履行过程中产生纠纷,经过协商无法解决,需要进入或已经进入仲裁或者诉讼程序的合同争议。

第三十二条  发生合同争议需要提起诉讼或申请仲裁的,承办部门应当在提起诉讼或申请仲裁前将有关情况向办公室报告。

第三十三条  合同对方当事人提起诉讼或申请仲裁的,承办部门应当在收到应诉通知1日内,向办公室报告并提交有关资料。

第三十四条  发生合同纠纷时,合同订立部门应按下列要求收集处理合同争议的证据资料,为进行仲裁或诉讼做好必要准备:

(一)合同文本,包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听资料等;

(二)有关票据、票证;

(三)质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等;

(四)其他有关资料。

第三十五条  需要聘请律师参与合同争议处理的,办公室应根据申请,在3个工作日内委派专业律师。

第三十六条  承办部门应及时与律师事务所签订委托代理合同并办理相关手续。

第三十七条  承办部门应配合律师做好证据收集工作,做好出庭准备。

第三十八条  办公室对被委托律师参与诉讼、仲裁的情况进行全程监督,确保律师法律服务质量。

第三十九条  承办部门对诉讼或仲裁过程中出现的异常情况,应及时告知办公室,以及时釆取处理措施。

第四十条  承办部门在合同争议处理完毕后,应当在5日内将解决合同争议形成的调解书、协议书、裁定书、判决书等法律文书归档,并将一份副本或复印件送交办公室。

第七章 附则

第四十一条  本办法由办公室负责解释。

第四十一条  本办法自公布之日起执行。

第四十三条  本规定未尽事宜,按国家和地方有关政策规定执行,如本规定与国家和地方新规定相抵触的,按新规定执行。 

合同管理办法篇9

  第一章目的与依据

  第一条为防控商业与法律风险,提高公司经济效益,明确合同管理程序,减少因合同签订、履行过程中不规范行为导致的纠纷,有效维护公司的合法权益,依据法律、行政法规及公司章程等相关法律文件的规定,结合我公司实际情况,特制定本管理办法(以下简称“办法”)。

  第二章适用范围

  第二条本办法适用于公司及其下属分子公司(以下统称“公司”)。

  第三条本办法适用于公司与自然人、法人及其他组织之间因设立、变更、终止民事权利义务而订立的所有合同文件,包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书、备忘录、会议纪要等名称的文件(以下统称“合同”)。

  与合同权利义务有关的联系函、通知、催告、声明、申请等单方文件的管理程序参照合同管理程序执行。

  第四条本办法不适用于劳动合同,其管理制度由公司另行规定。

  第三章合同形式

  第五条公司与自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务的,均应当订立合同;公司订立合同

  均应当采取合同书形式,本办法另有规定的除外;

  第六条凡国家或本公司有标准文本或示范文本的,应当优先适用,并应按照标准文本或示范文本的要求填写。无国家或本公司标准示范合同文本,合同的起草工作应争取由己方或以己方为主承担,语言应严谨、简练、准确,条款齐全,权利义务明确。

  第七条下列事项可以选择采取口头形式:

  (一)公司下列情形的销售:

  1、零售且钱物能够同时交割的;

  (二)公司采购商品或服务同时符合下列条件的:

  1、采购的商品有连续的、稳定的、公开的交易场所,如商场、店铺、柜台等;采购的服务是临时的、个人提供的、金额较小的且无专业技术要求的;

  2、采购的商品或服务不需要预付钱款的;

  3、公司不要求商品或服务的提供者履行相关特定义务的。

  第四章合同主体

  第八条订立合同的主体必须是具有民事权利能力与完全民事行为能力的自然人、法人和其他组织,如有限公司、股份公司、事务所、合作社及年满18周岁且精神正常的自然人等。

  公司的内部部门不得对外订立合同;公司不得与其他企业、机关或组织的内部部门或机构订立合同,也不得与其他企业、机关或组织单位签订与该单位经营范围、履约能力明显不相符的合同。

  第五章合同内容

  第九条合同有示范文本或格式文本的,合同内容由经办人根据示范文本或格式文本的要求填写;无上述文本的,由经办人提请行政人事部草拟。

  第十条公司订立的合同应当至少包含以下内容:(一)当事人的名称、住所:

  合同中载明的当事人名称应当与资信文件名称、印章名称保持一致;合同中应当载明当事人的住所地,实际住所地与登记住所地不一致的,填写实际住所地。

  (二)合同标的:

  合同标的应具有唯一性、准确性,买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

  (三)数量:

  合同应采用国家标准的计量单位,一般应约定标的物数量,长期经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如以实际订单确定等)。

  (四)质量:

  有国家标准,行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求。

  (五)价款或报酬:

  价款或者报酬应在合同中明确,采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如电汇、信汇、票据、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付;价款或报酬一般均应当约定含税。

  (六)履行期限、地点和方式:

  履行期限应具体明确定,无法约定具体时间的,应在合同中约定确定履行期限的方式;合同履行地点应力争作对本方有利的约定,如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级;合同中一般应约定确认交付或履行的`手续,即合同履行的标志,如托运单、送货单、验收单(书)、确认单(书)等。

  (七)合同的担保:

  原则上不在合同中约定担保条款;对部分重大合同,公司根据实际情况研究决定需要设定担保条款的,担保条款根据公司决定执行。

  (八)合同联系制度:

  履行期限较长的合同应当约定合同双方联系制度,如联系人姓名、电话、通信地址、电子邮箱等;如无特殊情况,合同经办人即为本公司一方的合同联系人。

  (九)违约责任:

  根据法律作适当约定,注意合同的公平性。

  (十)解决争议的方式:

  解决争议的方式可选择诉讼或仲裁,原则上优先选择诉讼;选择诉讼的,一般应同时选择由公司所在地有管辖权的人民法院受理;选择仲裁的,一般应同时选择由合肥仲裁委员会受理。

  (十一)合同生效条件:

  公司订立的合同应至少设臵以下生效条件:

  1、公司盖章;

  2、法定代表人签字或被授权人签字。

  第六章合同经办

  第十一条公司各部门应当根据其职责范围确定其所应经办合同的种类。

  第十二条合同经办部门发生争议的,即各部门均认为相应合同不应由本部门经办或两个以上部门均认为相应合同应由本部门经办,依照最密切联系原则确定合同经办部门,即由与合同联系最紧密的部门经办该合同,并按照下列顺序确定:

  一、由部门职责与该合同事项最接近的部门经办;

  二、该合同的签订是根据某部门的要求或配合某部门工作的,由该部门经办。

  第十三条不能依照上述规定确定合同经办部门的,由行政人事部经办。

合同管理办法篇10

  第一章总则

  第一条为了实现依法治理企业,促进公司对外经济活动的开展,规范对外经济行为,提高经济效益,防止不必要的经济损失,根据国家有关法律规定,特制定本管理办法。

  第二条凡以公司名义对外发生经济活动的,应当签订经济合同。

  第三条订立经济合同,必须遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

  第四条本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同,不包括劳动合同。

  第五条除即时清结者外,合同均应采用书面形式,有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。

  第六条国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。

  第七条公司由法律顾问根据总经理的授权,全面负责合同管理工作,指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。

  第二章合同的订立

  第八条与外界达成经济往来意向,经协商一致,应订立经济合同。

  第九条订立合同前,必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况,无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。

  第十条除公司法定代表人外,其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。

  第十一条对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式,法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式,其他一般人员均采用业务委托的授权方式。

  第十二条授权委托事宜由公司法律顾问专门管理,需授权人员在办理登记手续,领取、填写授权委托书,经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。

  第十三条符合以下情况之一的,应当以书面形式订立经济合同:

  1.单笔业务金额达一万元的;

  2.有保证、抵押或定金等担保的;

  3.我方先予以履行合同的;

  4.有封样要求的;

  5.合同对方为外地单位的;

  第十四条经济合同必须具备标的(指货物、劳务、工程项目等),数量和质量,价款或者酬金,履行的期限、地点、和方式,违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。

  第十五条对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品,有合同双方共同封存,加盖公章或合同章,分别保管。

  第十六条合同标的额不满一万元,按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合同的,必须事先填写非书面合同代用单,注明本办法所规定的合同主要条款,注明不能订立书面合同的理由,并经总经理批准同意,否则该业务不能成立。

  第十七条每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号,如不能一一注明,须经公司总经在我方所留的合同上签字同意。

  第十八条合同文本拟定完毕,凭合同流转单据按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。

  第十九条公司经理对合同的订立具有最终决定权。

  第二十条流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上,合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。

  第二十一条对外订立的经济合同,严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章,严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章;如有例外需要,须总经理特批。

  第二十二条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

  第二十三条合同盖章生效后,应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。

  第二十四条合同文本原则上我方应持单份,至少应持二份,合同文本及复印件由财务部、办公室、法律顾问、具体业务部门等各部门分存,其中元件由财务部门和办公室留存。

  第二十五条非书面合同代用单也视作书面合同,统一予以编号。

  第三章合同的履行

  第二十六条合同依法订立后,即具有法律效力,应当实际、全面地履行,

  第二十七条业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐,每一合同设一台帐,分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。

  第二十八条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。

  第二十九条财务部门依据合同履行收付款工作,对具有下列情形的业务,应当拒绝付款:

  1.应当订立书面合同而未订立书面合同,且未采用非书面合同代用单的;

  2.收款单位与合同对方当事人名称不一致的。

  第三十条付款单位与合同对方当事人名称不一致的,财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。

  第三十一条在合同履行过程中,合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,经总经理签字同意后,再转财务审核付款。

  第三十二条合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料,对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度,以保证合同的完整性。

  第四章合同的变更和解除

  第三十三条变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。

  第三十四条我方变更或解除和同地通知或双方的协议应当采用书面形式,并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。

  第三十五条有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司总经理汇报并通知法律顾问。

  第三十六条变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求,挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。

  第三十七条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围。

  第三十八条合同变更后,合同编号不予改变。

  第五章其他

  第三十九条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密。

  第四十条业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐,按公司的要求,定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况,由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况,并向总经理汇报。

  第四十一条各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料(包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等)按合同编号整理,由法律顾问确认后交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。

  第四十二条公司定期对合同管理工作进行考核,并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。

  第六章责任

  第四十三条凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,追究其经济和行政责任。

  第四十四条因故意或重大过失而给公司造成重大损失的,移送有关国家机关追究其法律责任。

  第七章附则

  第四十五条本办法适用于XX公司本部和各部门。

  第四十六条本办法解释权归公司总经理。

  第四十七条本办法自下发之日起生效实施。


合同管理办法 公司合同管理办法

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